KẾ TOÁN MINH VIỆT - Dịch Vụ Kế Toán - Đào Tạo Kế Toán

Làm sao để hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ cho công ty

Trong hoạt động kinh doanh, việc hạch toán chi phí vé máy bay cho công ty không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn yêu cầu tuân thủ các quy định pháp luật. Đối với nhiều doanh nghiệp, việc này thường gặp phải nhiều thách thức và cần sự hiểu biết rõ ràng về các quy định liên quan.

Bài viết này sẽ đi sâu vào vấn đề, giải thích một cách chi tiết về quy định hiện hành về hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ cho công ty theo pháp luật. Từ thông tư, quy định cụ thể đến những yêu cầu về hóa đơn, chứng từ và các điều kiện cần thiết để chi phí vé máy bay được coi là hợp lệ và có thể được hạch toán.

Bên cạnh đó, bài viết cũng sẽ giới thiệu các trường hợp cụ thể và quy định áp dụng khi công ty trực tiếp mua vé máy bay tại đại lý. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về cách thức hạch toán chi phí vé máy bay một cách chính xác và hợp lệ

Qua bài viết này, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn về quy trình và các yêu cầu cần thiết để hạch toán chi phí vé máy bay một cách đúng đắn, giúp công ty tuân thủ quy định pháp luật một cách chặt chẽ và minh bạch.

1. Quy định hiện hành về hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ

Căn cứ điểm 2.9 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định các chi phí vé máy bay được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Điều này áp dụng khi:

Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

Chi phí từ 20 triệu đồng trở lên và các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân, không dùng tiền mặt.

Có hóa đơn, chứng từ phù hợp và doanh nghiệp có quy chế tài chính hoặc nội bộ cho phép thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân.

Vé máy bay qua website thương mại điện tử: Cần chứng từ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

2. Chi phí vé máy bay hợp lệ đối với các trường hợp cụ thể

2.1. Chi phí vé máy bay khi doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý:

Chi phí vé máy bay được tính vào chi phí hợp lệ khi và chỉ khi:

Có hóa đơn, giấy tờ hợp lệ kèm theo.

Cung cấp đầy đủ vé máy bay và thẻ lên máy bay.

Có các hóa đơn thanh toán làm minh chứng.

Với chi phí từ 20.000.000 đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán, không sử dụng tiền mặt.

Đối với chi phí dưới 20.000.000 đồng, có thể sử dụng tiền mặt.

Những quy định này giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí vé máy bay một cách hợp lệ, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật về thanh toán và báo cáo tài chính. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ, doanh nghiệp cần chắc chắn có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy chế nội bộ, cũng như quy định pháp luật liên quan.

2.2. Doanh nghiệp cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay

Theo Điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC, khi nhân viên tự mua vé máy bay, chi phí này có thể được trừ vào khoản chi phí đi lại nếu:

Có đầy đủ hóa đơn nếu mua trực tiếp tại đại lý.

Có vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay nếu mua qua website.

Có các hóa đơn thanh toán từ cá nhân với bên bán hàng.

Doanh nghiệp có quyết định cử người đi công tác.

Quy chế tài chính, nội bộ cho phép cá nhân thanh toán các chi phí từ tài khoản cá nhân và doanh nghiệp chi trả lại cho nhân viên.

Nếu cá nhân đi công tác (trong và ngoài nước) chi trả từ 20.000.000 đồng trở lên bằng thẻ ngân hàng cá nhân, cần đáp ứng các điều kiện sau:

Thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Có quyết định cử người đi công tác của doanh nghiệp.

Quy chế tài chính của doanh nghiệp cho phép thanh toán bằng tài khoản cá nhân và doanh nghiệp chi trả lại cho nhân viên.

2.3. Chi phí khi doanh nghiệp mua vé máy bay qua website điện tử

Theo Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí mua vé máy bay qua website điện tử được coi là hợp lệ nếu:

Cung cấp đầy đủ vé máy bay điện tử.

Cung cấp thẻ lên máy bay.

Cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay, chứng từ làm căn cứ tính vào khoản chi phí được trừ bao gồm:

Vé máy bay điện tử.

Các quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

3. Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ ra sao?

Quá trình hạch toán hóa đơn vé máy bay vào các tài khoản chi phí liên quan thường được thực hiện như sau:

Hạch toán hóa đơn vé máy bay:

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng: Đây là tài khoản thường được sử dụng cho các chi phí trực tiếp liên quan đến việc bán hàng, có thể bao gồm các chi phí đi lại để thực hiện giao dịch kinh doanh.

Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này thường được dùng để ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp, có thể bao gồm cả các chi phí đi lại của nhân viên cho mục đích quản lý công việc.

Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Đây là tài khoản ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ để tính vào số thuế phải nộp.

Có TK 111, 112: Khoản chi phí mua vé máy bay: Tài khoản 111 thường được dùng để ghi nhận các chi phí vận chuyển, trong khi tài khoản 112 thường được sử dụng để ghi nhận các chi phí đi lại hoặc vận chuyển khác.

Ví dụ

Một công ty ABC gửi nhân viên đi công tác và phải thanh toán chi phí vé máy bay. Hóa đơn vé máy bay có thông tin như sau:

Ngày mua vé: 10/01/2023

Mã chuyến bay: VN1234

Nơi đi: Hà Nội

Nơi đến: Hồ Chí Minh

Giá vé: 5.000.000 VND

Bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán hóa đơn vé máy bay vào các tài khoản chi phí liên quan như sau:

Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111: Chi phí vận chuyển

Bằng cách hạch toán như sau:

Nợ TK 641: 5.000.000 VND (Chi phí vận chuyển để thực hiện công việc bán hàng hoặc dịch vụ)

Nợ TK 642: 5.000.000 VND (Chi phí vận chuyển liên quan đến quản lý hoạt động công ty)

Nợ TK 133: 500.000 VND (Nếu áp dụng thuế GTGT 10%)

Có TK 111: 10.500.000 VND (Tổng chi phí vé máy bay)

Đến đây mời bạn tham khảo thêm một số bài hạch toán doanh nghiệp:

- hướng dẫn hạch toán tiền lương

- hạch toán kế toán dịch vụ nhà hàng ăn uống

- hạch toán dịch vụ kinh doanh vận tải

Đây chỉ là một ví dụ minh họa đơn giản về cách hạch toán chi phí vé máy bay vào các tài khoản chi phí liên quan trong doanh nghiệp.

4. Kết luận

Trong quá trình thanh toán chi phí vé máy bay và lưu trú tại Việt Nam cho giám đốc công ty TNHH một thành viên, quy định không cho phép khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi này. Tuy nhiên, điều này có thể áp dụng trong việc trừ khi tính thuế TNDN (Thuế thu nhập doanh nghiệp). Điều quan trọng cần nhớ là với thuế TNCN (Thuế thu nhập cá nhân), các khoản chi này không được tính vào thu nhập chịu thuế. Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. Điều này cần sự chú ý và tuân thủ đúng đắn các quy định thuế và luật pháp để tránh vi phạm và đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính của công ty. Để rõ ràng hơn và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định, việc tư vấn từ chuyên gia thuế hoặc luật pháp là cần thiết.