​Cách Xử Lý Các Trường Hợp Hóa Đơn Viết Sai

Là vấn đề kế toán cần đặc biệt lưu ý để hạn chế sai sót trong quá trình kê khai thuế và lưu trữ chứng từ. Tùy vào thời điểm phát hiện, tình trạng giao hóa đơn và việc bên mua đã kê khai thuế hay chưa mà cách xử lý sẽ khác nhau. Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuốn, kế toán có thể gạch chéo các liên, ghi hủy và lập hóa đơn mới thay thế.

Nếu hóa đơn đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách hàng, cần kẹp lại hóa đơn sai vào vị trí cũ, gạch chéo các liên và lập hóa đơn thay thế. Đối với hóa đơn đã giao nhưng khách hàng chưa kê khai, cần lập biên bản thu hồi, thu hồi hóa đơn sai và xuất hóa đơn mới. Trường hợp hóa đơn đã giao và khách hàng đã kê khai, nếu sai sót ảnh hưởng đến tiền hàng hoặc tiền thuế thì lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh. Với các sai sót không ảnh hưởng đến tiền hàng, tiền thuế như địa chỉ, tên đơn vị, mã số thuế, cần lập biên bản điều chỉnh và lưu hồ sơ phù hợp.

I. Hóa Đơn Viết Sai Nhưng Chưa Kê Khai Thuế

1. Hóa đơn viết sai nhưng vẫn còn trong cuốn

Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót khi hóa đơn vẫn chưa được xé khỏi cuốn, dù lỗi nằm ở ngày tháng, tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, nội dung hàng hóa, tiền hàng, thuế suất hay bất kỳ tiêu thức nào khác, kế toán chỉ cần gạch chéo toàn bộ các liên của hóa đơn, ghi rõ hủy và lập hóa đơn mới thay thế.

Ví dụ: Ngày 20/08/2018, Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha lập hóa đơn số 0000001 với giá trị hàng hóa thực tế là 500.000 đồng nhưng ghi nhầm thành 800.000 đồng. Khi phát hiện sai, kế toán thực hiện gạch chéo các liên hóa đơn, ghi chữ hủy và lập hóa đơn mới để thay thế hóa đơn số 0000001.

2. Hóa đơn đã xé khỏi cuốn nhưng chưa giao cho khách hàng

Đối với hóa đơn đã được xé ra khỏi cuốn nhưng chưa chuyển cho khách hàng, khi phát hiện sai ở bất kỳ nội dung nào như ngày tháng năm, tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, nội dung hóa đơn, tiền hàng hoặc thuế suất, kế toán cần đưa hóa đơn sai trở lại đúng vị trí trong cuốn, sau đó gạch chéo các liên và ghi hủy. Tiếp theo, lập hóa đơn mới thay thế. Lưu ý, hóa đơn thay thế phải có cùng ngày lập với hóa đơn bị viết sai.

Ví dụ: Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha lập hóa đơn số 0000001 ngày 20/08/2018, giá trị hàng hóa là 500.000 đồng nhưng ghi nhầm thành 800.000 đồng. Vì hóa đơn đã xé nhưng chưa giao khách hàng, kế toán kẹp lại hóa đơn sai vào vị trí cũ, gạch chéo các liên, ghi hủy và lập hóa đơn mới thay thế vào ngày 20/08/2018.

3. Hóa đơn sai đã giao khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng nhưng bên mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót, kế toán cần thực hiện các bước xử lý theo trình tự sau:

• Lập biên bản thu hồi hóa đơn với khách hàng.
• Sau khi nhận lại biên bản thu hồi và hóa đơn sai, đưa hóa đơn đã xé trở lại cuốn, gạch chéo các liên và ghi hủy. Nên lưu biên bản thu hồi cùng hóa đơn sai để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và giải trình về sau.
• Lập hóa đơn mới thay thế. Ngày lập hóa đơn thay thế là ngày phát hiện sai sót, đồng thời là ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn.

Ví dụ: Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha lập hóa đơn số 0000001 ngày 20/08/2018 nhưng ghi sai mã số thuế của khách hàng. Đến ngày 25/08/2018, công ty mới phát hiện lỗi trong khi khách hàng chưa kê khai thuế. Khi đó, công ty cần lập biên bản thu hồi ngày 25/08/2018, nhận lại hóa đơn sai, kẹp hóa đơn vào cuốn và gạch chéo các liên.

Sau khi hoàn tất việc thu hồi, kế toán lập hóa đơn số 0000002 thay thế vào ngày 25/08/2018 theo nội dung đã thống nhất trong biên bản thu hồi.

II. Hóa Đơn Viết Sai Đã Giao Cho Khách Hàng Và Đã Kê Khai Thuế

1. Hóa đơn sai sót làm thay đổi tiền hàng và tiền thuế

Khi hóa đơn đã giao cho khách hàng và bên mua đã kê khai thuế, nếu phát hiện sai các nội dung như đơn giá, thành tiền, tổng tiền hàng, thuế suất hoặc những thông tin khác làm ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa và số tiền thuế, kế toán cần thực hiện điều chỉnh theo các bước sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào đúng ngày phát hiện sai sót.
• Lập hóa đơn điều chỉnh trong cùng ngày với biên bản điều chỉnh. Trên hóa đơn cần thể hiện rõ nội dung cần điều chỉnh, chẳng hạn như điều chỉnh số lượng hàng hóa, thành tiền, thuế suất và phải ghi rõ thông tin của hóa đơn gốc gồm số hóa đơn, ký hiệu và ngày lập.
• Kê khai hóa đơn điều chỉnh tại kỳ kê khai hiện tại.

Trường hợp điều chỉnh tăng

Ví dụ: Ngày 20/06/2018, Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha lập hóa đơn số 0000037, trong đó giá trị hàng hóa thực tế là 8.500.000 đồng nhưng kế toán ghi nhầm thành 8.000.000 đồng. Hóa đơn này đã được khách hàng kê khai trong Quý 2/2018. Đến ngày 25/08/2018, công ty phát hiện sai sót và cần điều chỉnh tăng thêm 500.000 đồng.

Cách xử lý gồm:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ngày 25/08/2018.
• Lập hóa đơn điều chỉnh tăng số tiền 500.000 đồng vào ngày 25/08/2018, đồng thời ghi rõ hóa đơn gốc cần điều chỉnh.
• Thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh trong Quý 3/2018.

Đối với người bán, số tiền hàng bán ra được điều chỉnh tăng 500.000 đồng. Nếu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong Quý 3 là 100.000.000 đồng thì sau khi điều chỉnh sẽ là 100.500.000 đồng. Phần tiền thuế không thay đổi trong trường hợp chỉ điều chỉnh giá trị thành tiền.

Đối với người mua, giá trị hàng hóa mua vào cũng được điều chỉnh tăng 500.000 đồng. Nếu tổng giá trị hàng hóa mua vào trong Quý 3 là 200.000.000 đồng thì sau điều chỉnh là 200.500.000 đồng. Phần tiền thuế không thay đổi.

Trường hợp điều chỉnh giảm

Ví dụ: Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha lập hóa đơn số 0000039 ngày 21/06/2018 với giá trị thực tế 9.000.000 đồng, nhưng hóa đơn lại ghi thành 9.500.000 đồng. Khách hàng đã kê khai hóa đơn này trong Quý 2/2018. Đến ngày 28/08/2018, công ty phát hiện sai sót và cần điều chỉnh giảm 500.000 đồng.

Các bước thực hiện tương tự:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ngày 28/08/2018.
• Lập hóa đơn điều chỉnh giảm 500.000 đồng, ghi rõ nội dung điều chỉnh và thông tin của hóa đơn gốc.
• Kê khai hóa đơn điều chỉnh trong Quý 3/2018.

Đối với người bán, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được điều chỉnh giảm 500.000 đồng. Nếu doanh thu ban đầu là 100.000.000 đồng thì sau điều chỉnh còn 99.500.000 đồng.

Đối với người mua, giá trị hàng hóa mua vào cũng giảm 500.000 đồng. Nếu giá trị hàng hóa mua vào ban đầu là 200.000.000 đồng thì sau điều chỉnh còn 199.500.000 đồng. Phần tiền thuế không thay đổi trong trường hợp chỉ điều chỉnh giá trị thành tiền.

2. Hóa đơn sai nhưng không làm thay đổi tiền hàng và tiền thuế

Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng và khách hàng đã kê khai thuế, nhưng sai sót chỉ liên quan đến những nội dung không ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế như ngày tháng năm, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, đơn vị tính, cách xử lý sẽ khác với trường hợp sai giá trị.

Kế toán thực hiện:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày phát hiện sai sót.
• Lập hóa đơn điều chỉnh cùng ngày với biên bản. Nội dung điều chỉnh phải nêu cụ thể thông tin bị sai như ngày tháng, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, đơn vị tính và tham chiếu đến hóa đơn gốc.

Ví dụ: Ngày 23/06/2018, Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn Anpha lập hóa đơn số 0000041 cho Công ty ABC nhưng ghi sai địa chỉ của khách hàng. Hóa đơn đã được Công ty ABC kê khai trong Quý 2/2018. Đến ngày 29/08/2018, công ty phát hiện sai địa chỉ.

Khi đó, cần lập biên bản điều chỉnh ngày 29/08/2018 và thực hiện hồ sơ điều chỉnh theo nội dung sai sót. Đối với những sai sót không ảnh hưởng đến tiền hàng và tiền thuế, cần lưu giữ biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh (nếu có) cùng với hóa đơn sai để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và giải trình sau này.
Nhìn chung, nắm vững Cách Xử Lý Các Trường Hợp Hóa Đơn Viết Sai giúp kế toán chủ động xử lý sai sót đúng quy trình, hạn chế rủi ro khi kê khai và giải trình thuế. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ từng trường hợp như hóa đơn chưa giao, đã giao nhưng chưa kê khai hoặc đã kê khai để lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Bên cạnh đó, kế toán cũng nên thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới, đặc biệt là 12 quy định thuế, Luật Quản lý thuế mới nhất - từ 01/07/2026. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, với nhiều thay đổi liên quan đến khai thuế, quản lý hóa đơn điện tử và nghĩa vụ của người nộp thuế. Nếu bạn đang bắt đầu học kế toán, khóa học kế toán cho người chưa biết gì sẽ giúp xây dựng nền tảng từ cơ bản đến thực hành. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để được hỗ trợ nghiệp vụ kế toán, kê khai thuế và hạn chế sai sót trong quá trình hoạt động.

Các bài viết liên quan