Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN (TT 80/2021)

Là công việc quan trọng đối với tổ chức trả thu nhập khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hằng năm. Quy trình thực hiện thường bắt đầu từ việc mở phần mềm HTKK, chọn mục thuế thu nhập cá nhân và lựa chọn mẫu 05/QTT-TNCN. Theo nội dung hướng dẫn, doanh nghiệp không cần nhập trực tiếp toàn bộ số liệu trên tờ khai chính mà cần hoàn thiện các phụ lục quyết toán thuế TNCN để dữ liệu tự động cập nhật sang tờ khai quyết toán.

Trong đó, phụ lục 05-1/BK-TNCN dùng để kê khai thu nhập của cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên; phụ lục 05-2/BK-TNCN dành cho cá nhân có hợp đồng dưới 3 tháng, hợp đồng khoán việc, dịch vụ, cộng tác viên hoặc cá nhân không cư trú; còn phụ lục 05-3/BK-TNCN dùng để kê khai thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

I. Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN (TT 80/2021)

Để bắt đầu lập tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN, trước tiên doanh nghiệp mở phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế của đơn vị. Sau khi đăng nhập thành công, thực hiện lần lượt các bước sau:

• Bước 1: Khởi động phần mềm HTKK, nhập mã số thuế để đăng nhập.
• Bước 2: Tại giao diện chính, lựa chọn nhóm Thuế thu nhập cá nhân.
• Bước 3: Chọn mẫu 05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Tiếp theo, chọn kỳ tính thuế theo năm để hệ thống hiển thị giao diện lập tờ khai.

Lưu ý: Khi thực hiện trên HTKK, người lập không cần nhập trực tiếp số liệu vào tờ khai 05/QTT-TNCN. Thay vào đó, cần hoàn thiện đầy đủ thông tin tại các phụ lục 05-1/BK-TNCN, 05-2/BK-TNCN và 05-3/BK-TNCN. Sau khi ghi dữ liệu, hệ thống sẽ tự động tổng hợp và chuyển số liệu từ các phụ lục sang tờ khai quyết toán thuế TNCN.

II. Hướng dẫn kê khai phụ lục 05-1/BK-TNCN

2.1. Đối tượng và thông tin cần kê khai

Phụ lục 05-1/BK-TNCN được sử dụng để kê khai đối với cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, áp dụng phương pháp tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Đối với trường hợp người lao động thử việc và bị khấu trừ thuế TNCN 10%, sau đó tiếp tục ký hợp đồng chính thức với doanh nghiệp, việc kê khai được chia thành hai trường hợp:

• Nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế, toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm, bao gồm cả thời gian thử việc và thời gian làm việc chính thức, được tổng hợp vào phụ lục 05-1/BK-TNCN.

Ví dụ: Anh A thử việc 2 tháng từ ngày 01/01/2021, sau đó ký hợp đồng lao động chính thức trong thời hạn 1 năm. Nếu cuối năm đáp ứng điều kiện ủy quyền quyết toán, toàn bộ thu nhập của 2 tháng thử việc và 10 tháng làm việc chính thức được kê khai trên phụ lục 05-1/BK-TNCN.

• Nếu cá nhân không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thay, thu nhập trong thời gian thử việc và thời gian làm việc chính thức cần được kê khai riêng. Phần thu nhập thử việc đưa vào 05-2/BK-TNCN, còn tiền lương trong thời gian ký hợp đồng chính thức kê khai tại 05-1/BK-TNCN.

2.2. Cách điền các chỉ tiêu trên phụ lục 05-1/BK-TNCN

• Mục (07) – Họ và tên: Ghi chính xác họ tên của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên với doanh nghiệp.
• Mục (08) – Mã số thuế: Nhập mã số thuế cá nhân đã được cơ quan thuế cấp.
• Mục (09a) – Loại giấy tờ: Lựa chọn loại giấy tờ phù hợp như CMND, CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh hoặc giấy tờ khác.
• Mục (09) – Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Nhập số giấy tờ tùy thân trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế.
• Mục (10) – Cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Đánh dấu “X” nếu người lao động đáp ứng điều kiện và ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế thay.
• Mục (11) – Cá nhân nước ngoài ủy quyền quyết toán dưới 12 tháng: Đánh dấu “X” đối với cá nhân nước ngoài đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay.
• Mục (12) – Tổng thu nhập chịu thuế: Ghi tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã chi trả trong kỳ cho cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

Cách xác định thu nhập chịu thuế

Có thể xác định theo công thức:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN

Trong đó, tổng thu nhập bao gồm tiền lương, tiền công, thù lao và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công, kể cả những khoản phụ cấp, trợ cấp thuộc diện chịu thuế.

Một số khoản phụ cấp được đề cập trong nội dung hướng dẫn gồm:

• Tiền ăn trưa: không quá 730.000 đồng/tháng; trường hợp doanh nghiệp trực tiếp cung cấp suất ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn thì được miễn theo nội dung hướng dẫn.
• Phụ cấp trang phục: không quá 5 triệu đồng/năm; nếu chi bằng hiện vật thì được miễn toàn bộ.
• Khoản khoán văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại: không vượt mức theo quy định trong quy chế của doanh nghiệp.
• Tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay: không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà.
• Tiền làm thêm giờ: phần tiền được trả cao hơn so với tiền công của ngày làm việc bình thường được xác định là khoản thu nhập được miễn theo nội dung hướng dẫn.

Ví dụ: Nếu tiền công ban ngày là 60.000 đồng/giờ nhưng tiền làm thêm vào ban đêm là 80.000 đồng/giờ thì phần chênh lệch được xác định là 20.000 đồng/giờ.

Các chỉ tiêu tiếp theo gồm:

• Mục (13): Ghi thu nhập chịu thuế tại tổ chức trước khi điều chuyển nếu tờ khai 05/QTT-TNCN có đánh dấu tại chỉ tiêu (04).
• Mục (14): Ghi phần thu nhập chịu thuế được miễn hoặc giảm theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
• Mục (15): Ghi thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của hợp đồng dầu khí.
• Mục (16): Ghi tổng số người phụ thuộc được đăng ký tính giảm trừ trong năm.

Mục (17) – Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh

Chỉ tiêu này bao gồm giảm trừ cho bản thân và giảm trừ cho người phụ thuộc đã đăng ký.

• Giảm trừ bản thân được xác định theo mức 11.000.000 đồng/tháng nhân với số tháng được tính giảm trừ.
• Nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thay thì giảm trừ bản thân đủ 12 tháng, tương ứng 132.000.000 đồng/năm.
• Giảm trừ cho người phụ thuộc được tính theo mức 4.400.000 đồng/người/tháng nhân với số tháng được tính giảm trừ.
• Với trường hợp ủy quyền quyết toán, số tháng giảm trừ người phụ thuộc được xác định theo thời gian thực tế phát sinh và đăng ký theo quy định.

Các khoản giảm trừ khác

• Mục (18): Ghi các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học đáp ứng điều kiện theo quy định.
• Mục (19): Ghi các khoản bảo hiểm được trừ, gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn. Nội dung hướng dẫn nêu tỷ lệ người lao động đóng gồm BHXH 8%, BHYT 1,5% và BHTN 1%, tổng cộng 10,5%.
• Mục (20): Ghi khoản đóng góp vào quỹ hưu trí tự nguyện được trừ theo số thực tế phát sinh nhưng tối đa 1 triệu đồng/tháng.
• Mục (21): Thu nhập tính thuế, được phần mềm tự động tính toán sau khi hoàn thành các chỉ tiêu liên quan.

Theo nội dung nguồn, thu nhập tính thuế bình quân tháng được xác định bằng tổng thu nhập trong năm sau khi trừ các khoản giảm trừ của cả năm, rồi chia cho 12 tháng.

Việc kiểm tra chính xác tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ, số thuế TNCN đã khấu trừ và số thuế còn phải nộp giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình quyết toán thuế TNCN.

2.3. Mục (21) – Thu nhập tính thuế

Sau khi hoàn tất các khoản thu nhập và giảm trừ, phần mềm HTKK sẽ tự động xác định thu nhập tính thuế tại mục (21). Theo nội dung hướng dẫn, thu nhập tính thuế bình quân tháng được xác định bằng tổng thu nhập trong năm sau khi trừ các khoản giảm trừ, sau đó chia cho 12 tháng.

Ví dụ: Trong năm 2022, ông Trí là cá nhân cư trú, có tiền lương 15 triệu đồng/tháng và đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay. Khoản giảm trừ cho bản thân được tính 11 triệu đồng/tháng trong 12 tháng, tương đương 132 triệu đồng/năm.

Cách xác định số thu nhập tính thuế như sau:

• Tổng thu nhập chịu thuế năm: 15.000.000 × 12 = 180.000.000 đồng.
• Tổng các khoản giảm trừ: 132.000.000 đồng.
• Thu nhập tính thuế cả năm: 180.000.000 - 132.000.000 = 48.000.000 đồng.
• Thu nhập tính thuế bình quân tháng: 48.000.000 ÷ 12 = 4.000.000 đồng/tháng.
• Với mức bình quân 4 triệu đồng/tháng, thu nhập thuộc bậc 1 của biểu thuế lũy tiến từng phần. Thuế TNCN tháng được tính: 4.000.000 × 5% = 200.000 đồng.
• Tổng thuế TNCN phải nộp trong năm: 200.000 × 12 = 2.400.000 đồng.

Các chỉ tiêu về số thuế đã khấu trừ và còn phải nộp

• Mục (22) – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Ghi tổng số thuế mà doanh nghiệp đã khấu trừ trong năm đối với cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.
• Mục (23) – Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trước khi điều chỉnh: Sử dụng trong trường hợp tờ khai có đánh dấu tại chỉ tiêu (04).
• Mục (24) – Tổng số thuế phải nộp: Hệ thống tự động tổng hợp số thuế phải nộp của cá nhân thực hiện ủy quyền quyết toán thay.
• Mục (25) – Số thuế đã nộp thừa: Nếu phát sinh số thuế nộp thừa, cá nhân có thể thực hiện thủ tục hoàn thuế hoặc theo dõi để bù trừ vào kỳ tiếp theo.
• Mục (26) – Số thuế còn phải nộp: Trường hợp số thuế đã nộp và khấu trừ chưa đủ so với nghĩa vụ thuế thì phần còn thiếu phải được nộp bổ sung.

Lưu ý: Các chỉ tiêu (22), (23) và (24) được hiển thị khi cá nhân thực hiện ủy quyền quyết toán thuế thay. Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu, nếu thuộc trường hợp được miễn thuế đối với số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống theo nội dung hướng dẫn, thực hiện đánh dấu lựa chọn tương ứng rồi bấm Ghi để HTKK cập nhật số liệu sang tờ khai 05/QTT-TNCN.

III. Hướng dẫn lập phụ lục 05-2/BK-TNCN

3.1. Đối tượng kê khai

Phụ lục 05-2/BK-TNCN được sử dụng cho các trường hợp như cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, hợp đồng khoán việc, hợp đồng dịch vụ, cộng tác viên hoặc cá nhân không cư trú. Theo nội dung nguồn, các trường hợp này áp dụng phương pháp tính thuế theo biểu thuế toàn phần.

Đối với người lao động thử việc:

• Nếu thử việc 2 tháng, bị khấu trừ thuế TNCN 10% và sau đó không tiếp tục làm việc chính thức tại doanh nghiệp thì kê khai thu nhập tại 05-2/BK-TNCN.
• Nếu sau thời gian thử việc người lao động được nhận chính thức nhưng không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán, phần thu nhập trong thời gian thử việc kê khai tại 05-2/BK-TNCN, còn tiền lương trong thời gian làm việc chính thức được đưa vào 05-1/BK-TNCN.

3.2. Cách điền các chỉ tiêu trên 05-2/BK-TNCN

• Mục (07) – Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của từng cá nhân phát sinh thu nhập.
• Mục (08) – Mã số thuế: Nhập mã số thuế cá nhân đã được cơ quan thuế cấp.
• Mục (09a) – Loại giấy tờ: Chọn loại giấy tờ phù hợp như CMND, CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh hoặc loại giấy tờ khác.
• Mục (09) – Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Nhập số giấy tờ tùy thân đối với trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế.
• Mục (10) – Cá nhân không cư trú: Đánh dấu “X” nếu người có thu nhập thuộc trường hợp cá nhân không cư trú.
• Mục (11) – Tổng số: Ghi tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công doanh nghiệp đã trả trong kỳ cho cá nhân cư trú có hợp đồng dưới 3 tháng, cá nhân không ký hợp đồng và cá nhân không cư trú.

Đối với các khoản thu nhập của cá nhân thuộc nhóm này, nội dung hướng dẫn yêu cầu đưa tổng thu nhập vào chỉ tiêu tương ứng, bao gồm cả những khoản phụ cấp, trợ cấp không thuộc diện giảm trừ hoặc miễn thuế theo cách trình bày của nguồn.

Ví dụ: Anh B ký hợp đồng lao động dưới 2 tháng, có lương 5 triệu đồng và phụ cấp tiền ăn 730.000 đồng. Tổng thu nhập được đưa vào chỉ tiêu là:

5.000.000 + 730.000 = 5.730.000 đồng.

Các chỉ tiêu tiếp theo:

• Mục (12): Ghi khoản thu nhập chịu thuế phát sinh từ phí mua bảo hiểm nhân thọ hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam dành cho người lao động.
• Mục (13): Ghi phần thu nhập chịu thuế được miễn theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
• Mục (14): Ghi phần thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của hợp đồng dầu khí.
• Mục (15): Ghi tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ của từng cá nhân trong kỳ. Trường hợp cá nhân lập cam kết 08/CK-TNCN thì không nhập số liệu vào chỉ tiêu này.
• Mục (16): Ghi số thuế liên quan đến khoản phí mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy phí của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam.

Theo công thức trong nội dung hướng dẫn, khoản thuế tại mục (16) được xác định bằng:

Thu nhập chịu thuế từ phí mua bảo hiểm × 10%

Sau khi hoàn tất các thông tin, bấm Ghi để hệ thống HTKK tổng hợp dữ liệu sang tờ khai 05/QTT-TNCN.

IV. Hướng dẫn lập phụ lục 05-3/BK-TNCN

Phụ lục 05-3/BK-TNCN được sử dụng để thể hiện thông tin về người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ gia cảnh, đã được cấp mã số thuế và có đầy đủ hồ sơ chứng minh theo yêu cầu. Doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin của những người phụ thuộc đã đăng ký.

Các chỉ tiêu được kê khai gồm:

• Mục (07): Họ và tên người nộp thuế là người lao động tại đơn vị trả thu nhập.
• Mục (08): Mã số thuế của người nộp thuế.
• Mục (09): Họ và tên người phụ thuộc.
• Mục (10): Ngày, tháng, năm sinh của người phụ thuộc.
• Mục (11): Mã số thuế của người phụ thuộc.
• Mục (12): Loại giấy tờ của người phụ thuộc như CMND, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh.
• Mục (13): Số CMND, CCCD, hộ chiếu hoặc giấy khai sinh của người phụ thuộc.
• Mục (14): Mối quan hệ giữa người phụ thuộc và người nộp thuế, chẳng hạn con, vợ/chồng, cha mẹ hoặc quan hệ khác.
• Mục (15): Thời điểm bắt đầu được tính giảm trừ trong năm.
• Mục (16): Thời điểm kết thúc tính giảm trừ trong năm.

Ví dụ: Nếu người phụ thuộc bắt đầu được tính giảm trừ từ tháng 05/2022 thì tại mục (15) ghi 05/2022.

Sau khi hoàn thành cả ba phụ lục 05-1/BK-TNCN, 05-2/BK-TNCN và 05-3/BK-TNCN, thực hiện thao tác Ghi để HTKK tự động tổng hợp dữ liệu sang tờ khai 05/QTT-TNCN. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại số liệu trên tờ khai trước khi hoàn tất hồ sơ.

Nếu chỉ tiêu 38 phát sinh số tiền phải nộp thì thực hiện nộp bổ sung thuế TNCN; trường hợp phát sinh số tiền tại chỉ tiêu 41 thì có thể theo dõi để bù trừ kỳ sau hoặc thực hiện thủ tục hoàn thuế theo nội dung hướng dẫn.

V. Một số câu hỏi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN

1. Tiền lương khoán việc của tháng 12 nhưng trả vào tháng 1 năm sau kê khai thế nào?

Theo nội dung nguồn, khi quyết toán phải căn cứ vào thời điểm thực tế chi trả thu nhập. Nếu khoản tiền của năm trước được doanh nghiệp thực tế thanh toán vào năm sau thì khoản thu nhập đó được kê khai vào kỳ quyết toán của năm thực tế chi trả.

2. Đăng ký người phụ thuộc sau khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng có được tính giảm trừ không?

Trường hợp người nộp thuế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm nhưng đến thời điểm quyết toán mới đăng ký người phụ thuộc, theo nội dung nguồn vẫn có thể được tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với các trường hợp thuộc phạm vi được đề cập.

3. Có thu nhập từ tiền lương và cổ tức thì quyết toán như thế nào?

Khoản thu nhập từ đầu tư vốn như cổ tức đã được khấu trừ thuế 5% theo nội dung nguồn thì không thực hiện quyết toán lại khoản thu nhập này. Nếu trong năm cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công tại một đơn vị chi trả thì có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế thay, nếu đáp ứng điều kiện ủy quyền.
Nhìn chung, Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN (TT 80/2021) cần được thực hiện đầy đủ, chính xác từ việc nhập dữ liệu trên các phụ lục đến kiểm tra số thuế phải nộp, số thuế đã khấu trừ và các khoản giảm trừ. Nắm vững quy trình giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và chủ động hơn khi thực hiện quyết toán thuế hằng năm. Nếu bạn đang muốn nâng cao nghiệp vụ thực tế, khóa học kế toán cho người chưa biết gì là lựa chọn phù hợp để bắt đầu từ kiến thức cơ bản đến thực hành chứng từ, sổ sách và kê khai thuế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để được hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán, thuế và báo cáo. Ngoài ra, việc tìm hiểu Cách Xử Lý Các Trường Hợp Hóa Đơn Viết Sai cũng giúp doanh nghiệp chủ động khắc phục sai sót trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn.

Các bài viết liên quan