​Thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019

Là nội dung được nhiều doanh nghiệp mới thành lập quan tâm, đặc biệt là những đơn vị thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Để sử dụng hóa đơn đặt in đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước từ đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in, lựa chọn đơn vị in hóa đơn, ký hợp đồng, nhận hóa đơn cho đến lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thời hạn gửi thông báo phát hành và hóa đơn mẫu trước khi bắt đầu sử dụng. Việc thực hiện đúng trình tự không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn mà còn tránh những rủi ro liên quan đến xử phạt hành chính về thuế, hóa đơn. Nội dung bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết Thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt các bước cần thực hiện.

Thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019

Thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019 là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp mới thành lập cần tìm hiểu trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn. Đặc biệt, đối với kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm, việc nắm rõ điều kiện, hồ sơ và trình tự thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình làm thủ tục với cơ quan thuế.

1. Đối tượng được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Doanh nghiệp mới thành lập và đăng ký kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuộc đối tượng được thực hiện thủ tục đặt in hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định.

2. Quy trình đặt in hóa đơn lần đầu

Theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC, áp dụng từ ngày 12/6/2017, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được đề nghị của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in theo Mẫu số 3.15 Phụ lục 3.

Nếu hết thời hạn 02 ngày làm việc mà cơ quan thuế không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được tiến hành sử dụng hóa đơn đặt in. Trách nhiệm đối với việc không có văn bản trả lời thuộc về Thủ trưởng cơ quan thuế.

Do đó, trước khi liên hệ với nhà in, doanh nghiệp cần gửi Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in Mẫu số 3.14 đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận cho đặt in hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị in và tiến hành đặt in hóa đơn.

Khi lựa chọn nhà in, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Ký hợp đồng đặt in hóa đơn: Hợp đồng phải được lập bằng văn bản và thể hiện đầy đủ các thông tin như loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn và số thứ tự của hóa đơn đặt in, bao gồm số bắt đầu và số kết thúc.
• Thống nhất mẫu hóa đơn: Doanh nghiệp và đơn vị in cần thống nhất nội dung thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu hóa đơn cũng như chi phí in.

Hồ sơ đặt in hóa đơn gồm:

• Bản sao Giấy phép kinh doanh;
• Bản sao Chứng minh nhân dân của Giám đốc;
• Văn bản hoặc kết quả của cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp được đặt in hóa đơn giá trị gia tăng.

Sau khi hoàn tất việc in và nhận hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện thanh lý hợp đồng với đơn vị in. Đồng thời, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà in xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho chi phí in hóa đơn.

3. Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Sau khi hoàn thành việc đặt in, doanh nghiệp chưa thể sử dụng ngay hóa đơn mà cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3.1. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn

Theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC, thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước ngày doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành cùng hóa đơn mẫu phải được doanh nghiệp niêm yết công khai tại các địa điểm sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và duy trì trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện nội dung thông báo phát hành chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh và lập lại thông báo phát hành.

Sau khi gửi thông báo phát hành, doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng xử lý. Nếu sau 02 ngày làm việc cơ quan thuế không có phản hồi và thông tin hóa đơn đã được cập nhật trên hệ thống tra cứu hóa đơn thì doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn.

Nếu thông tin chưa được cập nhật, doanh nghiệp cần liên hệ với đội ấn chỉ thuộc cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được kiểm tra và hướng dẫn.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn gồm:

• Chữ ký số (Token) của doanh nghiệp;
• Thông báo phát hành hóa đơn được lập và kết xuất dưới dạng file XML;
• Hóa đơn mẫu gồm 03 liên, được chuẩn bị và đính kèm theo quy định.

3.2. Cách lập và nộp thông báo phát hành hóa đơn

Lập thông báo phát hành trên phần mềm HTKK

Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm HTKK, sau đó lựa chọn:

Hóa đơn → Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).

Tại đây, kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin cần thiết liên quan đến hóa đơn mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng.

Sau khi hoàn tất việc kê khai, kiểm tra lại toàn bộ nội dung và chọn “Kết xuất XML” để tạo file dữ liệu dùng cho việc nộp hồ sơ điện tử.

Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

Doanh nghiệp đăng nhập bằng mã số thuế vào hệ thống kê khai thuế điện tử.

Tiếp theo, thực hiện các bước:

Tài khoản → Đăng ký thêm tờ khai → chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn → Tiếp tục.

Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp chuyển sang phần Nộp tờ khai, tải file XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống và thực hiện ký điện tử để gửi.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần gửi hóa đơn mẫu đã chuẩn bị. Tại phần tra cứu TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn, lựa chọn chức năng Gửi phụ lục, sau đó tải file hóa đơn mẫu lên, thực hiện ký số và nộp hồ sơ.

Như vậy, để hoàn tất thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ từ bước đề nghị được sử dụng hóa đơn đặt in, ký hợp đồng với đơn vị in, nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng cho đến lập và gửi thông báo phát hành kèm hóa đơn mẫu. Việc tuân thủ đúng trình tự và thời hạn giúp doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.

Nhìn chung, Thủ tục đặt in và thông báo phát hành hóa đơn lần đầu năm 2019 yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự từ việc đề nghị đặt in, lựa chọn đơn vị in, chuẩn bị hồ sơ đến thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế. Việc nắm rõ quy định và thời hạn thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình sử dụng hóa đơn. Đối với những người mới bắt đầu công việc kế toán, khóa học kế toán cho người chưa biết gì sẽ giúp trang bị kiến thức nền tảng và kỹ năng thực hành cần thiết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để được hỗ trợ các công việc kế toán, thuế và hóa đơn. Ngoài ra, kế toán cần chủ động cập nhật các nghiệp vụ liên quan như Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/QTT-TNCN (TT 80/2021) để đảm bảo hồ sơ được thực hiện đầy đủ, chính xác.

Các bài viết liên quan