Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất năm 2025

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC

(Áp dụng từ ngày 01/06/2025 trở đi)

Theo quy định mới, khi hóa đơn điện tử đã được Cơ quan Thuế cấp mã, nếu sau đó phát hiện có sai sót — bất kể hóa đơn đã gửi cho người mua hay chưa, người bán vẫn phải thực hiện xử lý theo đúng hướng dẫn tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).

1. Trường hợp hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua

Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế và các nội dung khác hoàn toàn đúng, kế toán thực hiện:

• Bước 1: Thông báo cho người mua biết về sai sót, không cần lập lại hóa đơn mới.

• Bước 2: Gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nếu hóa đơn sai cả mã số thuế hoặc sai thêm các nội dung khác (như thuế suất, giá trị, tiền thuế…), người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (theo hướng dẫn tại mục 2 dưới đây).

2. Trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế suất hoặc tiền thuế

Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 2 cách xử lý:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

• Hóa đơn phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

• Khi điều chỉnh:

  • Điều chỉnh tăng → ghi dấu dương (+)

  • Điều chỉnh giảm → ghi dấu âm (-)

Ví dụ:

• Giá đúng 10.000.000 nhưng ghi sai thành 11.000.000 → lập hóa đơn điều chỉnh giảm -1.000.000

• Giá đúng 5.400.000 nhưng ghi sai thành 4.500.000 → lập hóa đơn điều chỉnh tăng +900.000

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế

• Hóa đơn mới cần có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

• Sau khi lập, ký số → gửi cơ quan thuế cấp mã → gửi người mua.

Lưu ý quan trọng khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử sai sót:

• Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh: hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

• Nếu người mua là cá nhân: người bán phải thông báo trực tiếp cho người mua hoặc đăng thông báo trên website (nếu có).

Các văn bản thỏa thuận hoặc biên bản điều chỉnh cần lưu trữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.

Mẫu biểu tham khảo:

• Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

• Mẫu biên bản thay thế hóa đơn

3. Cách xử lý hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử loại cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC có sai sót khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC

Theo khoản 8, Điều 12 của Thông tư 32/2025/TT-BTC:
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nếu phát hiện hóa đơn lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP hoặc Nghị định 04/2014/NĐ-CP có sai sót thì thực hiện như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau đó, người bán ký số, gửi cho Cơ quan Thuế cấp mã, rồi gửi cho người mua.

4. Một số lưu ý khi xử lý hóa đơn viết sai theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Một hóa đơn chỉ được áp dụng một hình thức xử lý sai sót

Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Nếu hóa đơn đã được xử lý sai sót bằng điều chỉnh hoặc thay thế, thì những lần sau phải tiếp tục xử lý theo hình thức đã áp dụng ban đầu.

Ví dụ:
Ngày 01/07/2025, Công ty Kế Toán Minh Việt lập hóa đơn số 2000, ký hiệu 1C25MV khi bán hàng cho Công ty Mạnh Đạt.
Đến 10/07/2025, phát hiện hóa đơn sai mã số thuế người mua → Hai bên thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh.
Ngày 20/07/2025, phát hiện thêm sai về thành tiền, thuế và tổng thanh toán, thì vẫn phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh lần 2, không được hủy hoặc thay thế hóa đơn gốc.

Xử lý hóa đơn điều chỉnh/thay thế bị sai sót

Theo Công văn 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế:
Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn F0 bị sai, sau đó lập hóa đơn F1 điều chỉnh hoặc thay thế mà F1 vẫn sai:

• Nếu chọn điều chỉnh → Lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho F0.

• Nếu chọn thay thế → Lập hóa đơn F2 thay thế cho F1.

Thuế suất GTGT trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế khi hàng hóa được giảm thuế

• Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế vẫn còn thời hạn giảm thuế GTGT → áp dụng mức 8%.

• Nếu không còn thời hạn giảm thuế, thì:

  • Trường hợp không ảnh hưởng đến giá trị, tiền thuế → vẫn áp dụng 8%.

  • Trường hợp ảnh hưởng đến tiền hàng, thuế GTGT → áp dụng thuế suất theo thời điểm lập hóa đơn mới.

Điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai cùng tháng

Người bán có thể lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng của cùng người mua, kèm theo bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Các quy định và hướng dẫn chi tiết khác

Bao gồm:

• Cơ quan thuế phát hiện sai sót → thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT.

• Trường hợp thay đổi giá trị khi quyết toán hoặc theo kết luận cơ quan Nhà nước → lập hóa đơn phản ánh chênh lệch.

• Ngành hàng không → hóa đơn đổi, hoàn vé được coi là hóa đơn điều chỉnh.

• Kê khai thuế: Người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế.

Kế Toán Minh Việt khuyến nghị doanh nghiệp thường xuyên rà soát và cập nhật quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC để xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định và tránh bị phạt hành chính.

Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP

(Áp dụng cho giai đoạn trước ngày 01/06/2025)

1. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế nhưng lập sai trước khi gửi cấp mã

Khi người bán tự phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn đến Cơ quan Thuế (CQT) để cấp mã:
→ Người bán thực hiện chỉnh sửa các sai sót → ký số lại → gửi CQT để cấp mã → gửi cho người mua.
Không cần lập hóa đơn mới hay thông báo hủy.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của Cơ quan Thuế

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hai tình huống:

2.1. Hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

• Bước 1: Người bán thông báo với CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về việc hủy hóa đơn sai sót.

• Bước 2: Lập hóa đơn mới, ký số, gửi CQT cấp mã mới, sau đó gửi cho người mua.

CQT sẽ hủy hóa đơn sai lưu trên hệ thống thuế.

2.2. Hóa đơn đã gửi cho người mua có sai sót

Theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hai nhóm xử lý:

Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế

• Không lập lại hóa đơn.

• Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT để thông báo sai sót.

Trường hợp 2: Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa

Người bán được lựa chọn 1 trong 2 cách:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Trên hóa đơn ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• Nếu sai giá trị:

  • Điều chỉnh tăng → ghi dấu dương (+).

  • Điều chỉnh giảm → ghi dấu âm (–).

Ví dụ:
Giá đúng 1.000.000, ghi sai 1.100.000 → điều chỉnh giảm: ghi –100.000.
Hoặc số lượng đúng 12, ghi sai 10 → điều chỉnh tăng: ghi +2.

Lưu ý:
Nếu sai một chỉ tiêu kéo theo sai các chỉ tiêu khác (ví dụ: sai thuế suất dẫn đến sai tiền thuế và tổng thanh toán) → phải điều chỉnh toàn bộ các chỉ tiêu liên quan.

Sau khi điều chỉnh:
→ Ký số → Gửi CQT cấp mã → Gửi người mua.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

• Trên hóa đơn mới ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

• Sau khi lập: Ký số → Gửi CQT cấp mã → Gửi người mua.

Lưu ý chung

• Nếu hai bên có thỏa thuận lập văn bản xác nhận sai sót, thì phải lưu văn bản tại doanh nghiệp.

• Hóa đơn đã xử lý sai sót theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì các lần tiếp theo phải dùng cùng hình thức đó (theo Điểm c Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

• Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT có thể gửi bất cứ lúc nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Tóm tắt nhanh:

Kế Toán Minh Việt khuyến nghị: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký số, đồng thời lưu trữ biên bản thỏa thuận và thông báo với cơ quan thuế đúng hạn để đảm bảo việc xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định và tránh bị xử phạt hành chính.

Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất năm 2025 là nội dung mà mọi kế toán cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc hiểu rõ từng trường hợp sai sót và biết cách điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo kịp thời giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về thuế và phạt hành chính. Nếu bạn là người mới bắt đầu, hãy tham gia khóa học kế toán cho người chưa biết gì của Kế Toán Minh Việt để được hướng dẫn chi tiết, thực hành trên phần mềm và xử lý tình huống thực tế. Còn với các doanh nghiệp, dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt sẽ hỗ trợ rà soát, lập và điều chỉnh hóa đơn đúng chuẩn, đảm bảo sổ sách minh bạch, kê khai đúng quy định — giúp bạn yên tâm phát triển kinh doanh mà không lo sai sót về thuế.