Các công văn ĐÁNG CHÚ Ý về hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025
Trong năm 2025, việc áp dụng hóa đơn điện tử tiếp tục được hoàn thiện và đồng bộ nhờ những quy định mới từ cơ quan thuế. Đặc biệt, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân cần quan tâm đến các công văn ĐÁNG CHÚ Ý về hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025 do Tổng cục Thuế ban hành. Các công văn này không chỉ hướng dẫn chi tiết cách xử lý những vướng mắc phát sinh trong quá trình lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử, mà còn quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu.
Điểm nổi bật là việc tăng cường kết nối hệ thống hóa đơn điện tử với cơ quan thuế nhằm giám sát minh bạch hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ. Bên cạnh đó, các công văn cũng nhấn mạnh những lưu ý về việc lập hóa đơn sai sót, xử lý hủy, thay thế, cũng như các chế tài xử phạt khi không tuân thủ. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông tin từ cơ quan thuế để tránh rủi ro pháp lý, đồng thời tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý tài chính. Việc nắm vững các quy định mới này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, minh bạch và phù hợp với chính sách quản lý thuế điện tử trong thời kỳ chuyển đổi số.
Bán phiếu mua hàng không cần lập hóa đơn
Theo Công văn số 7629/CCTKV.XVI-QLDN2 ngày 16/5/2025 của Chi cục Thuế khu vực XVI: Khi doanh nghiệp mua phiếu mua hàng từ các nhà cung cấp để tặng nhân viên, bên bán chỉ cần lập chứng từ thu khi nhận tiền. Hóa đơn sẽ được lập tại thời điểm phiếu mua hàng được sử dụng để mua hàng hóa, dịch vụ.
Điều kiện để chi nhánh được tự đăng ký sử dụng hóa đơn
Căn cứ Công văn số 1350/CCTKV18-QLDN2 ngày 29/4/2025 của Chi cục Thuế khu vực XVIII: Nếu chi nhánh của Công ty Cổ Phần Khám Chữa Bệnh Minh Đức (đơn vị phụ thuộc) đáp ứng quy định tại Khoản 4 Điều 13 Thông tư 80/2021/TT-BTC thì được đăng ký dùng hóa đơn điện tử trực tiếp với cơ quan thuế quản lý. Khi đó, trên hóa đơn thể hiện thông tin người bán là của chi nhánh. Nếu chi nhánh theo dõi, hạch toán đầy đủ thuế GTGT đầu ra, đầu vào thì phải khai và nộp thuế tại cơ quan thuế nơi chi nhánh quản lý.
Người bán phải lập hóa đơn khi có hàng trả lại
Theo Công văn số 941/CCTKV.XII-QLDN4-QNA ngày 24/4/2025: Khi hàng bán bị trả lại toàn bộ hoặc một phần, nếu đáp ứng điều kiện pháp luật thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, phải kê khai bổ sung tại kỳ thuế có sai sót theo Luật Quản lý thuế 38/2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Xuất hóa đơn cho cá nhân mua hàng
Công văn số 157/CCTKV.XVII-QLDN1 ngày 28/3/2025 quy định: Khi bán cho cá nhân, thông tin người mua ghi trên hóa đơn thực hiện theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu cá nhân không có mã số thuế thì không cần ghi; một số trường hợp đặc thù cũng không bắt buộc ghi tên, địa chỉ. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn lập không đúng thời điểm có hợp pháp không?
Căn cứ Công văn số 585/TCT-CS ngày 13/2/2025 của Tổng cục Thuế: Nếu doanh nghiệp hoặc chi nhánh lập hóa đơn sai thời điểm theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nhưng không thuộc trường hợp quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định này, đồng thời vẫn đảm bảo đầy đủ hình thức và nội dung, thì hóa đơn đó vẫn được coi là hợp pháp. Tuy nhiên, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm vẫn bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Cách ghi chiết khấu trên hóa đơn
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/01/2025: Trường hợp có chiết khấu, doanh nghiệp có thể lựa chọn thẻ TChat với giá trị “3 - Chiết khấu thương mại” để thể hiện chiết khấu theo dòng. Khi đó, số tiền chiết khấu ghi số dương, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tự động ghi giảm. Lưu ý, tổng tiền thanh toán trên hóa đơn không được âm. Nếu hóa đơn chỉ có thông tin chiết khấu mà không kèm hàng hóa, dịch vụ, đơn vị phải lập hóa đơn điều chỉnh và ghi số âm đúng với thực tế.
Thay đổi địa chỉ do sáp nhập hành chính phải cập nhật lại hóa đơn điện tử
Theo Công văn số 108/CTTPHCM-TTHT ngày 7/1/2025: Việc sáp nhập một số phường tại TP. HCM theo Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15 đã làm thay đổi địa chỉ của nhiều doanh nghiệp. Các đơn vị cần nhanh chóng cập nhật địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh và đồng thời đăng ký lại hóa đơn điện tử bằng Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Nghị định 123/2020/NĐ-CP), đảm bảo địa chỉ trên hóa đơn trùng khớp với Giấy phép đăng ký kinh doanh.
Được lập hóa đơn điều chỉnh cho các khoản giảm giá và chiết khấu
Theo Công văn số 4991/TCT-CS ngày 5/11/2024 của Tổng cục Thuế: Trường hợp chiết khấu thương mại theo doanh số hoặc sản lượng thì khoản chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối hoặc kỳ tiếp theo. Nếu chiết khấu được xác định khi kết thúc chương trình thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn liên quan. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế. Do đó, khi doanh nghiệp phát sinh giảm giá hàng bán hoặc chiết khấu thương mại theo hợp đồng, có đủ hồ sơ chứng từ, thì được phép lập hóa đơn điều chỉnh và kê khai lại doanh thu theo quy định.
Xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ trụ sở
Theo Công văn số 47287/CTHN-TTHT ngày 21/8/2024: Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đã được Sở KH&ĐT cấp lại, từ thời điểm thay đổi, hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế đúng theo giấy chứng nhận đăng ký mới. Sau đó, doanh nghiệp phải nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để điều chỉnh địa chỉ trên hệ thống hóa đơn điện tử trước khi tiếp tục xuất hóa đơn. Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng sai địa chỉ, các nội dung khác không sai thì xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cung cấp dịch vụ, thu tiền trước phải lập hóa đơn ngay
Theo Công văn số 43894/CTHN-TTHT ngày 31/7/2024: Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là lúc hoàn thành cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, nếu người cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước hoặc trong quá trình thực hiện thì hóa đơn phải lập ngay tại thời điểm thu tiền, theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hóa đơn cho hộ kinh doanh có bắt buộc ghi mã số thuế?
Theo Công văn số 39620/CTHN-TTHT ngày 5/7/2024: Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT cho hộ kinh doanh hoặc cửa hàng mà người mua không có mã số thuế, trên hóa đơn không cần ghi mã số thuế người mua. Một số trường hợp đặc thù bán hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân cũng không bắt buộc ghi tên, địa chỉ người mua. Với khách hàng nước ngoài, địa chỉ có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch.
Tên người bán trên hóa đơn có được viết tắt không?
Theo Công văn số 38537/CTHN-TTHT ngày 28/6/2024, khi bán hàng, Chi nhánh phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn đúng như giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Nếu trên giấy chứng nhận có ghi tên viết tắt, thì chi nhánh được phép sử dụng tên viết tắt trên hóa đơn.
Thu lại tiền phí chi hộ có phải lập hóa đơn không?
Theo Công văn số 29270/CTHN-TTHT ngày 20/5/2024, trường hợp doanh nghiệp dịch vụ vận tải chi hộ khách hàng khoản phí hạ tầng cảng biển Hải Phòng, nếu biên lai ghi tên, địa chỉ, MST của công ty, thì khi thu lại khoản tiền này, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định. Khoản phí này thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT theo Điểm c Khoản 26 Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC.
Chi nhánh bán hàng cho trụ sở chính cũng phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT
Theo Công văn số 24944/CTHN-TTHT ngày 26/4/2024, khi chi nhánh tự khai thuế GTGT, việc xuất hàng hóa cho trụ sở chính phải lập hóa đơn GTGT, giá tính thuế theo Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Thời điểm lập hóa đơn và tính thuế là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Xử lý hóa đơn ghi sai tiền thuế: có thể điều chỉnh hoặc thay thế
Theo Công văn số 18360/CTHN-TTHT ngày 8/4/2024, khi phát hiện hóa đơn sai về số tiền, thuế suất, tiền thuế, doanh nghiệp có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo điểm b khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Xử lý việc chấm dứt hợp đồng cho thuê kho trước hạn
Theo Công văn số 17339/CTHN-TTHT ngày 3/4/2024, trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước nhưng sau đó phát sinh việc chấm dứt hợp đồng, thì phải hủy hóa đơn điện tử đã lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Lưu ý về hóa đơn, chứng từ khi bồi thường bảo hiểm – theo Công văn số 1326/TCT-CS ngày 1/4/2024:
- Nếu khách hàng có hóa đơn mua hàng hóa/dịch vụ sửa chữa, công ty bảo hiểm được kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với phần bồi thường. Trường hợp giá trị bồi thường từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng.
- Nếu công ty bảo hiểm bồi thường bằng tiền, thì lập chứng từ theo quy định.
- Đối với hợp đồng đồng bảo hiểm, khi một doanh nghiệp đã chi trả và thu lại phần bồi thường từ doanh nghiệp đồng bảo hiểm, phải lập hóa đơn theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cách ghi nội dung trên hóa đơn điều chỉnh – theo Công văn số 16267/CTHN-TTHT ngày 29/3/2024:
Khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán phải điều chỉnh toàn bộ thông tin dòng hàng hóa (tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).
- Điều chỉnh tăng → ghi số dương.
- Điều chỉnh giảm → ghi số âm.
Xử lý hủy nhầm hóa đơn điện tử – theo Công văn số 15739/CTHN-TTHT ngày 28/3/2024:
- Nếu hủy nhầm hóa đơn điện tử đã cấp mã và gửi cho người mua, hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn mới đúng theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Trường hợp cụ thể, Công ty hủy hóa đơn số 14467, ký hiệu 1C22TAB, ngày 05/10/2022 thì hóa đơn này không còn giá trị. Công ty phải xuất hóa đơn mới theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Điều kiện sử dụng hóa đơn trong thời gian bị cưỡng chế – theo Công văn số 672/TCT-QLN ngày 26/2/2024:
Doanh nghiệp bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn vẫn có thể xin cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, với điều kiện phải nộp ngay ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn vào NSNN. Hồ sơ gửi kèm gồm: quyết định cưỡng chế, chứng từ nộp 18% và các tài liệu liên quan.
Có thể xin nhiều hóa đơn lẻ trong một lần – theo Công văn số 91/TCT-QLN ngày 9/1/2024:
Doanh nghiệp bị cưỡng chế có thể đề nghị một lần sử dụng nhiều hóa đơn điện tử khi cần xuất cho nhiều khách hàng. Khi đó phải nộp đủ số thuế phải nộp hoặc ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn theo quy định tại Điều 34 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Xử lý hàng bán bị trả lại – theo Công văn số 8119/CTHN-TTHT ngày 16/2/2024:
Khi người mua từ chối nhận hàng do sai quy cách, kém chất lượng, công ty xử lý hóa đơn bằng cách điều chỉnh tăng (ghi dương) hoặc giảm (ghi âm) theo thực tế.
Công ty phải lập hóa đơn cho hàng giao chi nhánh bán ra – theo Công văn số 5814/CTHN-TTHT ngày 29/1/2024:
Dù chi nhánh đã xuất hóa đơn cho người mua, công ty vẫn phải lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa chi nhánh thực tế tiêu thụ.
Hàng xuất khẩu – theo Công văn số 120/TCT-CS ngày 10/1/2024:
Cơ sở kinh doanh chỉ lập hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu sau khi làm thủ tục thông quan.
Giá trị quyết toán khác nghiệm thu – theo Công văn số 5966/TCT-CS ngày 27/12/2023:
Nếu giá trị quyết toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt khác với nghiệm thu, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng siết chặt, việc cập nhật kịp thời các công văn ĐÁNG CHÚ Ý về hóa đơn điện tử mới nhất năm 2025 là điều mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt quan tâm. Nắm vững những quy định này sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động minh bạch và tuân thủ đúng pháp luật. Tuy nhiên, không phải cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng có đủ kiến thức để xử lý trọn vẹn các tình huống phát sinh. Do đó, việc trang bị kiến thức thông qua các khóa học như khóa học kế toán cho người chưa biết gì là rất cần thiết. Đồng thời, sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt cũng là giải pháp an toàn và hiệu quả, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, chi phí vừa đảm bảo sự chính xác, tuân thủ trong toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán và hóa đơn điện tử.
Các bài viết liên quan
