Hàng Ký Gửi có phải xuất hóa đơn không? Cách lập hóa đơn

Là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp và kế toán thường nhầm lẫn khi xử lý nghiệp vụ thực tế. Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng đi ký gửi thì chưa phải lập hóa đơn vì quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc bên giao hàng.

Chỉ khi hàng hóa được bán cho khách cuối cùng thì bên giao hàng mới thực hiện lập hóa đơn GTGT theo đúng giá bán thực tế. Trong khi đó, bên nhận ký gửi chỉ có trách nhiệm xuất hóa đơn hoa hồng được hưởng (nếu có) theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc hiểu đúng bản chất giao dịch ký gửi sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, tránh các sai sót như xuất hóa đơn sai thời điểm hoặc sai đối tượng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý lập đầy đủ chứng từ như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và đối soát doanh thu định kỳ để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật thuế hiện hành.

Cơ sở pháp lý

Việc xuất hóa đơn đối với hàng hóa ký gửi được thực hiện dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:

• Luật Thuế GTGT năm 2024 (số 48/2024/QH15) và các văn bản hướng dẫn;
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 123;
• Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử;
• Các công văn, hướng dẫn của Tổng cục Thuế liên quan đến hoạt động đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng.

Những quy định này nhằm đảm bảo việc lập hóa đơn đúng bản chất giao dịch, đúng thời điểm và đối tượng, qua đó hạn chế rủi ro về thuế cho cả bên giao và bên nhận ký gửi.

Nguyên tắc lập hóa đơn đối với hàng ký gửi

1. Khái niệm hàng ký gửi

Ký gửi hàng hóa là hình thức trong đó:

• Chủ hàng chuyển giao hàng cho bên nhận ký gửi;
• Bên nhận ký gửi thực hiện bán hàng thay;
• Quyền sở hữu vẫn thuộc về chủ hàng cho đến khi bán thành công;
• Bên nhận ký gửi không ghi nhận doanh thu bán hàng mà chỉ ghi nhận phần hoa hồng dịch vụ.

2. Nguyên tắc xác định chủ thể lập hóa đơn

Để tránh nhầm lẫn với giao dịch mua bán thông thường, cần lưu ý:

• Hóa đơn bán hàng được lập cho người mua cuối cùng;
• Chủ hàng là bên trực tiếp xuất hóa đơn;
• Đơn vị nhận ký gửi chỉ lập hóa đơn cho khoản hoa hồng (nếu có thỏa thuận).

3. Thời điểm lập hóa đơn

• Khi chuyển hàng đi ký gửi: không lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ nội bộ hoặc biên bản giao nhận;
• Khi hàng được bán: chủ hàng xuất hóa đơn theo giá bán thực tế;
• Khi phát sinh hoa hồng: bên nhận ký gửi lập hóa đơn tại thời điểm xác định doanh thu hoa hồng.

4. Quy định về hóa đơn hoa hồng

Khoản hoa hồng ký gửi được xem là doanh thu dịch vụ của bên nhận ký gửi. Khi đó:

• Nếu áp dụng phương pháp khấu trừ → lập hóa đơn GTGT;
• Nếu áp dụng phương pháp trực tiếp → lập hóa đơn bán hàng;
• Thuế suất áp dụng theo quy định đối với dịch vụ.

5. Trường hợp hàng ký gửi bị trả lại

Khi kết thúc hợp đồng mà hàng chưa bán hết:

• Không phát sinh hóa đơn;
• Thực hiện lập biên bản trả hàng và nhập lại kho;
• Nếu chưa bán thì không phát sinh nghĩa vụ thuế.

6. Các lỗi thường gặp

Một số sai sót phổ biến gồm:

• Bên nhận ký gửi tự xuất hóa đơn bán hàng → sai bản chất;
• Lập hóa đơn ngay khi chuyển hàng đi → sai thời điểm;
• Gộp chung tiền hàng và hoa hồng → sai doanh thu;
• Không xuất hóa đơn hoa hồng → thiếu nghĩa vụ thuế.

Hướng dẫn lập hóa đơn theo từng trường hợp

➤ Trường hợp 1: Doanh nghiệp A gửi hàng tại B (bán đúng giá hưởng hoa hồng)

Bản chất: B chỉ bán hộ, không mua hàng.

Quy trình thực hiện:

1. Ký hợp đồng, quy định rõ giá bán, tỷ lệ hoa hồng, thời điểm đối soát;
2. A xuất kho gửi hàng (không lập hóa đơn);
3. Khi bán được hàng, A xuất hóa đơn cho khách;
4. B báo cáo kết quả bán hàng;
5. B xuất hóa đơn hoa hồng cho A.

➤ Trường hợp 2: Cá nhân/hộ kinh doanh nhận ký gửi

• Doanh nghiệp vẫn là bên xuất hóa đơn bán hàng;
• Cá nhân/hộ không xuất hóa đơn bán hàng (trừ trường hợp mua đứt bán đoạn).

Thanh toán hoa hồng:

• Hộ kinh doanh: xuất hóa đơn theo phương pháp áp dụng;
• Cá nhân: doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN 10% nếu đủ điều kiện.

➤ Trường hợp 3: Bán hàng ký gửi qua sàn TMĐT

Bản chất: Sàn là trung gian cung cấp dịch vụ.

Quy trình:

1. Đăng ký bán hàng và ký hợp đồng với sàn;
2. Khi có đơn, chủ hàng xuất hóa đơn cho khách;
3. Sàn xuất hóa đơn phí dịch vụ, hoa hồng;
4. Đối soát doanh thu và số tiền thực nhận.

Vai trò của việc lập hóa đơn đúng

• Giúp xác định chính xác doanh thu và chi phí;
• Tránh bị xử phạt, truy thu thuế;
• Minh bạch trong quản lý hàng hóa và công nợ;
• Phù hợp với mô hình kinh doanh ký gửi hiện nay.

Lưu ý khi thực hiện ký gửi hàng hóa

• Hợp đồng cần ghi rõ hình thức bán và tỷ lệ hoa hồng;
• Phân biệt rõ giữa ký gửi và mua bán thông thường;
• Theo dõi riêng hàng gửi bán;
• Đối chiếu số liệu định kỳ giữa hai bên.

Câu hỏi thường gặp

1. Xuất hàng ký gửi có cần lập hóa đơn không?

Không. Chỉ cần lập chứng từ giao nhận, chưa phát sinh thuế.

2. Ai là người xuất hóa đơn cho khách?

Chủ hàng (bên giao hàng) là người trực tiếp lập hóa đơn.

Như vậy, với câu hỏi Hàng Ký Gửi có phải xuất hóa đơn không? Cách lập hóa đơn, doanh nghiệp cần nắm rõ bản chất giao dịch để xác định đúng thời điểm và chủ thể lập hóa đơn, tránh sai sót dẫn đến rủi ro về thuế. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp quản lý doanh thu, chi phí minh bạch mà còn hạn chế các khoản phạt không đáng có. Đối với những người mới bắt đầu, việc tham gia học kế toán cho người chưa biết gì sẽ giúp hiểu rõ hơn các nghiệp vụ thực tế này. Bên cạnh đó, lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt sẽ là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp yên tâm trong quá trình vận hành và tuân thủ pháp luật thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu thêm về Trường hợp miễn thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài…? để tận dụng các chính sách ưu đãi hợp pháp.
 

Các bài viết liên quan