Làm thủ tục chứng thực chữ ký ở đâu? Các điều kiện - lệ phí 2025

Thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã (xác nhận chữ ký tại phường)

1. Chứng thực chữ ký ở đâu?

Công dân có thể đến một trong các cơ quan sau tại nơi cư trú để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký:

• Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh;

• Ủy ban nhân dân (UBND) xã/phường/thị trấn;

• Phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng tư nhân;

• Đại sứ quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

2. Cách làm thủ tục chứng thực chữ ký, công chứng chữ ký

Thủ tục chứng thực chữ ký trên văn bản, giấy tờ được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Xuất trình giấy tờ cá nhân và giấy tờ cần chứng thực

Khi đến cơ quan yêu cầu chứng thực chữ ký, công dân cần xuất trình các giấy tờ sau:

• Bản chính/bản sao chứng thực CMND/CCCD/thẻ căn cước/hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

• Giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký (chưa ký).

Bước 2: Thực hiện công chứng chữ ký theo quy định

Sau khi tiếp nhận giấy tờ, người thực hiện chứng thực sẽ:

• Kiểm tra giấy tờ và văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký;

• Nếu giấy tờ đầy đủ, công dân minh mẫn và có đủ năng lực hành vi dân sự, đồng thời nội dung chứng thực không vi phạm quy định, công dân sẽ ký vào văn bản cần chứng thực.

Bước 3: Thực hiện công chứng chữ ký

• Người thực hiện chứng thực sẽ ghi đầy đủ lời chứng thực theo mẫu quy định;

• Thực hiện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực;

• Ghi vào sổ chứng thực.

Lưu ý:

1. Trường hợp văn bản yêu cầu chứng thực có từ 2 trang trở lên, lời chứng sẽ được ghi vào trang cuối cùng và đóng dấu giáp lai.

2. Khi công dân làm thủ tục chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, công chức kiểm tra giấy tờ, nếu đáp ứng đủ điều kiện, yêu cầu công dân ký vào giấy tờ và chuyển cho người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Quy trình chứng thực chữ ký cũng áp dụng cho các trường hợp như:

• Chứng thực chữ ký của nhiều cá nhân trên cùng một văn bản;

• Chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân, giấy tờ tự lập;

• Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền (chỉ áp dụng với ủy quyền không có thù lao và không liên quan đến chuyển nhượng tài sản).

3. Thời hạn chứng thực chữ ký

Thời gian hoàn thành thủ tục chứng thực chữ ký là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ. Trường hợp chứng thực chữ ký người dịch có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận với người yêu cầu.