​Quy định về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử có bắt buộc không

Là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm khi xu hướng chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ. Theo quy định mới, hợp đồng lao động điện tử được công nhận có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chữ ký số, xác thực danh tính, lưu trữ dữ liệu và bảo mật thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp không bắt buộc phải áp dụng hình thức này mà vẫn có thể tiếp tục sử dụng hợp đồng lao động bản giấy như trước đây.

Nhà nước khuyến khích triển khai hợp đồng điện tử nhằm giảm chi phí in ấn, lưu trữ, tăng tính minh bạch và thuận tiện trong quản trị nhân sự. Việc ký hợp đồng online còn giúp doanh nghiệp linh hoạt khi tuyển dụng từ xa, đặc biệt trong bối cảnh làm việc hybrid và làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Dù không bắt buộc, việc sớm chuẩn bị hạ tầng chữ ký số và phần mềm ký kết điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu pháp lý trong tương lai.

Quy định chung về hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử) là hình thức hợp đồng được thiết lập và ký kết thông qua phương tiện điện tử như phần mềm ký kết, email hoặc các nền tảng hợp đồng điện tử, phù hợp quy định pháp luật và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bản giấy. Mỗi hợp đồng sau khi ký sẽ được cấp một mã định danh (ID) riêng. Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi hai bên hoàn tất ký kết, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm chuyển hợp đồng lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã ID theo quy định.

2. Đối tượng áp dụng hợp đồng lao động điện tử
Các chủ thể tham gia ký kết và thực hiện HĐLĐ điện tử bao gồm:

• Người lao động và người sử dụng lao động;

• Nhà cung cấp eContract (hệ thống thông tin về hợp đồng điện tử);

• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến quá trình triển khai và quản lý hợp đồng.

3. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Từ ngày 01/07/2026, việc ký kết và thực hiện HĐLĐ điện tử được triển khai chính thức. Hợp đồng có hiệu lực tại thời điểm các bên ký số, được gắn dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không? Nguyên tắc áp dụng

Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc ký kết hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc, nhưng được khuyến khích áp dụng trong hoạt động quản trị nhân sự và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến lao động. Khi doanh nghiệp lựa chọn hình thức này, việc ký kết và thực hiện hợp đồng phải tuân thủ đồng thời nhiều quy định pháp luật, bao gồm: pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, quản lý dữ liệu và lưu trữ, cũng như bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Ngoài ra, hợp đồng lao động điện tử sau khi được ký kết phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức điện tử để đảm bảo quyền tiếp cận và lưu trữ thông tin của các bên. Việc khuyến khích sử dụng HĐLĐ điện tử nhằm thúc đẩy chuyển đổi số, giảm thủ tục giấy tờ, nâng cao tính minh bạch và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý nhân sự hiện đại.

Điều kiện ký hợp đồng lao động online (hợp đồng điện tử)

Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hệ thống phần mềm, chủ thể tham gia và nhà cung cấp dịch vụ ký kết điện tử.

1. Điều kiện ký hợp đồng lao động qua phần mềm eContract
Hệ thống ký kết hợp đồng điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật và bảo mật như: sử dụng phần mềm ký số hợp pháp; có cơ chế kiểm tra chữ ký số; đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu; có phương án duy trì hoạt động và xử lý sự cố kỹ thuật. Đồng thời, hệ thống phải có khả năng lưu trữ, tra cứu hợp đồng đã ký, xác thực danh tính người ký, chứng thực hợp đồng trước khi gửi lên nền tảng để gắn mã định danh (ID), cho phép chuyển đổi giữa bản điện tử và bản giấy, cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Ngoài ra, phần mềm phải hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động, tổng hợp dữ liệu, kết nối API với nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn an toàn, bảo mật thông tin.

2. Điều kiện đối với người lao động và người sử dụng lao động
Cá nhân tham gia ký kết phải có giấy tờ định danh còn hiệu lực như căn cước công dân, VNeID mức 2 hoặc hộ chiếu; người nước ngoài cần có thị thực hoặc giấy miễn thị thực. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, cần có giấy tờ pháp lý như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh. Khi ký hợp đồng điện tử, người lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

3. Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract
Nhà cung cấp phải đáp ứng toàn bộ yêu cầu kỹ thuật nêu trên, đồng thời có công nghệ định danh sinh trắc học để xác thực người ký và có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy về chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật.

Quy định chuyển đổi từ hợp đồng lao động bản giấy sang bản điện tử

Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi giữa hợp đồng lao động bản giấy và bản điện tử phải tuân thủ một số yêu cầu bắt buộc. Trước hết, người ký hợp đồng cần được định danh điện tử theo đúng quy định pháp luật. Khi thực hiện chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử, người có thẩm quyền của doanh nghiệp phải ký số để xác nhận nội dung bản điện tử trùng khớp với bản gốc và chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác này. Sau khi hoàn tất chuyển đổi, hợp đồng điện tử phải được gắn mã định danh (ID) để quản lý và tra cứu theo quy định.

Ngược lại, hợp đồng lao động điện tử cũng có thể chuyển đổi sang bản giấy theo Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về giao dịch điện tử, cả hai hình thức hợp đồng sau chuyển đổi đều có giá trị pháp lý tương đương nhau, bảo đảm quyền và nghĩa vụ của các bên không bị thay đổi.

Câu hỏi liên quan đến Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là loại hợp đồng được thiết lập và ký kết thông qua phương tiện điện tử như phần mềm, email hoặc nền tảng ký kết trực tuyến, đáp ứng quy định pháp luật và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bản giấy.

2. Có bắt buộc ký hợp đồng điện tử không?
Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc. Tuy nhiên, cơ quan quản lý nhà nước khuyến khích doanh nghiệp áp dụng để phục vụ quản trị nhân sự và xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến lao động một cách nhanh chóng, thuận tiện hơn.

3. Hợp đồng lao động điện tử được áp dụng khi nào?
Hình thức hợp đồng này sẽ được triển khai chính thức từ ngày 01/07/2026, khi nền tảng hợp đồng lao động điện tử đi vào vận hành theo quy định.

4. Hợp đồng lao động giấy có thể chuyển sang bản điện tử không?
Có. Hợp đồng lao động bản giấy được phép chuyển đổi sang bản điện tử nếu việc chuyển đổi đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử và quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Tóm lại, Quy định về Hợp Đồng Lao Động Điện Tử có bắt buộc không đã được pháp luật làm rõ: doanh nghiệp không bắt buộc áp dụng nhưng được khuyến khích sử dụng để thúc đẩy chuyển đổi số, giảm thủ tục giấy tờ và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Việc sớm chuẩn bị chữ ký số, quy trình lưu trữ và hệ thống ký kết điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng với xu hướng quản lý lao động hiện đại. Bên cạnh việc cập nhật quy định pháp luật, doanh nghiệp cũng nên trang bị kiến thức kế toán – nhân sự bài bản thông qua khóa học kế toán cho người chưa biết gì hoặc lựa chọn dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu chi phí vận hành. Ngoài ra, việc tìm hiểu thêm các nội dung liên quan như Phân biệt, so sánh: Bảo hiểm hưu trí và chế độ hưu trí BHXH cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chính sách lao động – phúc lợi một cách toàn diện và bền vững.

Các bài viết liên quan