Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không?

Đây là câu hỏi được nhiều kế toán và doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện các giao dịch thu hộ hoặc chi hộ tiền điện, cước vận tải, phí dịch vụ hay lệ phí khác. Thực tế, việc có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế GTGT phụ thuộc vào việc hóa đơn gốc mang tên ai. Nếu hóa đơn mang tên khách hàng, khi thu lại tiền, công ty chỉ cần lập phiếu thu, không phải xuất hóa đơn GTGT và không kê khai thuế.

Ngược lại, nếu hóa đơn mang tên công ty chi hộ, khi thu lại số tiền chi hộ, công ty phải lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế theo thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ. Về hạch toán, các khoản thu hộ được ghi Nợ TK 111, 112 và Có TK 3388 khi thu, ngược lại khi trả lại tiền thì Nợ TK 3388, Có TK 111, 112. Các khoản chi hộ được ghi Nợ TK 1388, Có TK 111, 112 khi chi, và Nợ TK 111, 112, Có TK 1388 khi nhận lại tiền. Như vậy, việc xác định thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không? cần dựa trên hóa đơn gốc và thỏa thuận giữa các bên, nhằm đảm bảo đúng quy định về thuế và hạch toán kế toán. Việc nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp tránh sai sót, rủi ro về thuế.

Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế?

Theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).”

Theo khoản 7 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

“Cơ sở kinh doanh không phải kê khai, nộp thuế trong các trường hợp sau:
d) Các khoản thu hộ không liên quan đến việc bán hàng hóa, dịch vụ của cơ sở kinh doanh.”

Theo Công văn số 323/TCT-CS ngày 21/1/2020 của Tổng cục Thuế:

• Trường hợp Công ty Pisico nhận ủy thác xuất khẩu và thỏa thuận thanh toán trước tiền cước thuê tàu cho hãng tàu, nếu hóa đơn do hãng tàu lập mang tên và mã số thuế khách hàng, khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty Pisico không phải xuất hóa đơn GTGT, không kê khai thuế, chỉ lập chứng từ thu chi theo quy định.

• Nếu hóa đơn đã lập mang tên Công ty Pisico, khi thu lại phải lập hóa đơn GTGT và tính thuế theo quy định.

• Nếu Công ty Pisico nhận ủy thác xuất khẩu và thu tiền thù lao ủy thác, Công ty phải xuất hóa đơn GTGT và khai thuế GTGT theo Thông tư 119/2014/TT-BTC.

Theo Công văn 54756/CT-TTHT ngày 14/8/2017 của Cục thuế TP Hà Nội:

• Nếu Công ty nhận chi hộ các khoản phí D/O, THC, CSDT, phí bến bãi… và hóa đơn lập mang tên khách hàng, không kê khai, không lập hóa đơn khi thu lại, chỉ lập chứng từ thu.

• Nếu hóa đơn lập mang tên công ty, phải đề nghị nhà cung cấp thu hồi hoặc lập hóa đơn mới mang tên khách hàng; nếu không, khi thu lại, công ty phải lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế.

Theo các công văn khác (72369/CT-TTHT, 2519/CT-TTHT, 8999/CT-TTHT) cũng đều nêu rõ:

• Hóa đơn mang tên khách hàng → thu lại tiền chỉ lập phiếu thu, không xuất hóa đơn, không kê khai thuế.

• Hóa đơn mang tên công ty chi hộ → thu lại tiền phải lập hóa đơn GTGT và kê khai thuế theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ.

Kết luận:

1. Hóa đơn mang tên khách hàng: lập phiếu thu, không kê khai, khấu trừ thuế GTGT.

2. Hóa đơn mang tên công ty chi hộ: lập hóa đơn GTGT, kê khai thuế GTGT tương ứng.

Ví dụ: Công ty A ủy quyền cho Công ty Minh Việt chi hộ khoản chi phí (thuế GTGT 10%):

• Nếu hóa đơn mang tên Công ty Minh Việt → khi thu lại phải lập hóa đơn GTGT 10% cho Công ty A, kê khai thuế.

• Nếu hóa đơn mang tên Công ty A → khi thu lại chỉ lập phiếu thu.

Chú ý: Đây là hướng dẫn áp dụng cho doanh nghiệp đã thành lập. Trường hợp ủy quyền chi hộ trước khi thành lập, cần tham khảo hướng dẫn riêng về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp.

Cách hạch toán thu hộ chi hộ

Trước khi thực hiện thu hộ, chi hộ, cần có hợp đồng ủy quyền hoặc biên bản ủy quyền với bên thứ ba.

a. Hạch toán khoản thu hộ:

• Khi thu hộ khách hàng:

• Khi trả lại tiền thu hộ:

b. Hạch toán khoản chi hộ:

• Khi chi hộ khách hàng:

• Khi nhận lại tiền chi hộ:

Chú ý:

• Cách hạch toán trên áp dụng cho hóa đơn mang tên khách hàng (thu hộ chi hộ).

• Nếu hóa đơn mang tên Công ty Minh Việt, bản chất không còn là thu hộ chi hộ nữa → hạch toán vào Chi phí hoặc Giá vốn hàng hóa, dịch vụ.

Ví dụ minh họa: Công ty Minh Việt ký hợp đồng dịch vụ kế toán với Cty A, và Cty A ủy quyền cho Minh Việt mua hộ Chữ ký số, có 2 trường hợp:

1. Nếu bên bán Chữ ký số xuất hóa đơn mang tên Cty A → Công ty Minh Việt lập Phiếu thu (không kê khai thuế GTGT) và hạch toán:

   • Khi chi tiền: Nợ 1388/ Có 112

   • Khi thu lại tiền chi hộ: Nợ 112/ Có 1388

2. Nếu bên bán xuất hóa đơn mang tên Công ty Minh Việt → Minh Việt phải lập hóa đơn GTGT giao cho Cty A, kê khai thuế GTGT, và hạch toán vào chi phí/giá vốn gói dịch vụ:

   • Khi chi tiền: Nợ 154/ Có 112

   • Khi hoàn thành dịch vụ, thu tiền và kết chuyển giá vốn: Nợ 632/ Có 154

Việc xác định Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không? là rất quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ về thuế và hạch toán kế toán. Nếu không nắm vững quy định, doanh nghiệp dễ dẫn đến làm sai sổ sách kế toán hoặc không nộp hồ sơ khai thuế, từ đó bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Đối với những người mới bắt đầu, việc tham gia học kế toán cho người chưa biết gì giúp nắm vững kiến thức cơ bản, từ lập chứng từ, hạch toán đến kê khai thuế. Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để được hỗ trợ chuyên nghiệp, đảm bảo sổ sách minh bạch, kê khai thuế đầy đủ và đúng hạn. Hiểu rõ quy định và áp dụng đúng nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu quản lý tài chính và vận hành hiệu quả.

Các bài viết liên quan