Văn phòng chia sẻ (coworking space) là gì? Ưu, nhược điểm

Là chủ đề được nhiều cá nhân và doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh xu hướng làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến. Văn phòng chia sẻ (coworking space) là mô hình cung cấp không gian làm việc chung với đầy đủ tiện ích như bàn ghế, internet, phòng họp, máy in và các dịch vụ hỗ trợ văn phòng khác. Thay vì phải đầu tư chi phí lớn để thuê và vận hành một văn phòng riêng, người dùng chỉ cần trả phí theo giờ, ngày hoặc tháng tùy nhu cầu sử dụng.

Mô hình này mang lại nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, vị trí thuận lợi, môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ hội kết nối với các doanh nghiệp, chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, coworking space cũng tồn tại một số nhược điểm như mức độ riêng tư và bảo mật thông tin không cao bằng văn phòng riêng, đồng thời người sử dụng phải chia sẻ một số tiện ích chung với các khách thuê khác. Vì vậy, trước khi lựa chọn thuê văn phòng chia sẻ, cá nhân và doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ nhu cầu thực tế, quy mô hoạt động và yêu cầu về không gian làm việc để đưa ra quyết định phù hợp.

Nội dung bài viết

• Khái niệm coworking space, văn phòng chia sẻ;
• Các loại hình văn phòng chia sẻ phổ biến;
• Ưu điểm và hạn chế của coworking space;
• Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ của Kế toán Anpha tại Cần Thơ và Đà Nẵng;
• Những câu hỏi thường gặp về dịch vụ thuê chỗ ngồi làm việc.

Coworking space (văn phòng chia sẻ) là gì?

Văn phòng chia sẻ là mô hình cung cấp không gian làm việc chung dành cho nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp cùng sử dụng. Tại đây thường được trang bị đầy đủ các tiện ích cần thiết như:

• Điện, nước và internet tốc độ cao;
• Bàn ghế làm việc, tủ hoặc kệ tài liệu;
• Văn phòng phẩm cơ bản;
• Máy in, máy photocopy;
• Phòng họp, điều hòa và các tiện ích hỗ trợ khác.

Nhờ không phải đầu tư ban đầu cho mặt bằng, nội thất và trang thiết bị, coworking space đặc biệt phù hợp với freelancer, startup, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

Tùy nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể lựa chọn thuê chỗ ngồi theo giờ, theo ngày hoặc theo tháng để tối ưu chi phí và thời gian làm việc.

Các mô hình văn phòng chia sẻ phổ biến hiện nay

1. Văn phòng riêng

Đây là loại hình cung cấp không gian làm việc độc lập, được ngăn cách bằng vách hoặc phòng riêng biệt. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp cần sự yên tĩnh, riêng tư để làm việc, tổ chức họp hoặc tiếp đón khách hàng.

2. Chỗ ngồi cố định

Khi thuê chỗ ngồi cố định, người sử dụng sẽ được bố trí một vị trí làm việc riêng trong suốt thời gian thuê. Bạn có thể lưu trữ tài liệu, vật dụng cá nhân hoặc sắp xếp không gian theo nhu cầu của mình.

Hình thức này thích hợp với những người thường xuyên làm việc tại văn phòng và cần sự ổn định lâu dài.

3. Chỗ ngồi linh hoạt

Với mô hình này, người thuê có thể lựa chọn bất kỳ vị trí nào còn trống trong khu vực làm việc chung mỗi khi đến sử dụng.

Đây là giải pháp phù hợp cho freelancer, nhân sự làm việc từ xa hoặc những người không có lịch trình cố định và muốn thay đổi môi trường làm việc thường xuyên.

Ưu điểm và nhược điểm của coworking space

Ưu điểm

Tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành

Doanh nghiệp không cần đầu tư mặt bằng, trang thiết bị, phòng họp hay khu vực tiếp khách. Chi phí chỉ phát sinh khi có nhu cầu sử dụng thực tế, giúp giảm đáng kể gánh nặng tài chính.

Vị trí thuận tiện

Các coworking space thường tọa lạc tại những khu vực trung tâm hoặc nơi có hạ tầng giao thông phát triển, giúp việc di chuyển và gặp gỡ đối tác trở nên dễ dàng hơn.

Đầy đủ tiện ích văn phòng

Người thuê được sử dụng nhiều tiện ích có sẵn như wifi tốc độ cao, máy in, máy scan, máy chiếu, điều hòa, phòng họp và các thiết bị hỗ trợ công việc khác.

Mở rộng cơ hội kết nối

Không gian làm việc chung tạo điều kiện để gặp gỡ, giao lưu với nhiều cá nhân và doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau. Nhiều đơn vị còn thường xuyên tổ chức workshop hoặc sự kiện kết nối cộng đồng.

Có khu vực thư giãn

Một số coworking space đầu tư thêm khu nghỉ ngơi, pantry, phòng giải trí hoặc khu vực ăn uống giúp người dùng cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi.

Góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp

Không gian làm việc hiện đại cùng khu vực tiếp khách chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Nhược điểm

Diện tích sử dụng có giới hạn

Coworking space phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Các công ty có nhiều nhân sự hoặc cần kho lưu trữ hàng hóa thường khó đáp ứng nhu cầu khi sử dụng mô hình này.

Tính bảo mật chưa cao

Việc sử dụng chung thiết bị hoặc không gian làm việc có thể làm tăng nguy cơ lộ lọt thông tin. Vì vậy, người dùng cần chủ động bảo vệ dữ liệu và đăng xuất tài khoản sau khi sử dụng thiết bị công cộng.

Phải chia sẻ tiện ích với người khác

Trong các khung giờ cao điểm, việc sử dụng phòng họp, máy in hoặc hệ thống mạng có thể bị ảnh hưởng do số lượng người dùng lớn, làm giảm trải nghiệm làm việc.

Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ của Kế toán Anpha

Hiện nay, Kế toán Anpha cung cấp dịch vụ cho thuê coworking space tại Đà Nẵng và Cần Thơ với mức giá chỉ 700.000 đồng/người/tháng.

Thời gian sử dụng

• Từ 08:00 đến 18:00 hằng ngày;
• Không gian làm việc có trang bị điều hòa.

Địa điểm

Đà Nẵng: Tầng 3, Tòa nhà PVcomBank, số 2 đường 30/4, phường Hòa Cường Bắc, quận Hải Châu.

Cần Thơ: Tầng 1, Tòa nhà Bưu điện Cần Thơ, số 2 Hòa Bình, phường Tân An, quận Ninh Kiều.

Lưu ý: Nếu cần sử dụng khu vực tiếp khách hoặc gặp gỡ đối tác, khách hàng nên liên hệ trước tối thiểu 24 giờ để được bố trí vị trí phù hợp.

Ưu đãi thuê văn phòng ảo kết hợp chỗ ngồi làm việc

Ngoài coworking space, Kế toán Anpha còn cung cấp dịch vụ văn phòng ảo phục vụ đăng ký kinh doanh với chi phí từ 500.000 đồng/tháng tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và Cần Thơ.

Khách hàng thuê đồng thời văn phòng ảo và chỗ ngồi làm việc chỉ với 800.000 đồng/tháng sẽ nhận được nhiều quyền lợi như:

• Sử dụng địa chỉ để đăng ký doanh nghiệp;
• Có chỗ ngồi làm việc riêng;
• Miễn phí wifi tốc độ cao;
• Miễn phí điện nước;
• Hỗ trợ in ấn và quét tài liệu;
• Không phát sinh phí quản lý hoặc chi phí ẩn ngoài hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Coworking space là gì?

Là mô hình không gian làm việc chung được trang bị đầy đủ tiện ích văn phòng nhằm phục vụ cá nhân và doanh nghiệp với chi phí hợp lý.

Có những loại hình văn phòng chia sẻ nào?

Ba loại hình phổ biến gồm:

• Văn phòng riêng;
• Chỗ ngồi cố định;
• Chỗ ngồi linh hoạt.

Có nên thuê coworking space không?

Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, startup và freelancer nhờ khả năng tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt và môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là dịch vụ cho phép cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng địa chỉ kinh doanh hợp pháp mà không cần thuê mặt bằng thực tế.

Chi phí thuê coworking space là bao nhiêu?

Tại Kế toán Anpha, giá thuê văn phòng chia sẻ ở Đà Nẵng và Cần Thơ hiện là 700.000 đồng/người/tháng. Khách hàng ký hợp đồng từ 12 tháng sẽ được tặng thêm 1 tháng sử dụng miễn phí.

Qua những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã có cái nhìn rõ hơn về Văn phòng chia sẻ (coworking space) là gì? Ưu, nhược điểm cũng như các hình thức thuê phù hợp với nhu cầu của cá nhân và doanh nghiệp. Mô hình coworking space mang đến nhiều lợi ích về chi phí, tính linh hoạt và môi trường làm việc chuyên nghiệp, tuy nhiên cũng tồn tại một số hạn chế liên quan đến không gian và tính bảo mật. Vì vậy, trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ mục tiêu hoạt động và quy mô phát triển của mình. Bên cạnh việc tìm kiếm không gian làm việc phù hợp, các doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến việc nâng cao năng lực quản lý tài chính thông qua học kế toán cho người chưa biết gì hoặc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để đảm bảo hoạt động kế toán, thuế được thực hiện đúng quy định. Ngoài ra, khi có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về Hồ sơ, thủ tục tăng vốn điều lệ cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài để thực hiện đúng quy trình pháp lý hiện hành.

Các bài viết liên quan