Điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập mở văn phòng công chứng 2025

Việc thành lập và mở văn phòng công chứng yêu cầu người sáng lập phải tuân thủ một số điều kiện và thủ tục nhất định theo quy định của pháp luật. Đầu tiên, người có ý định mở văn phòng công chứng cần phải có chứng chỉ hành nghề công chứng và đáp ứng các yêu cầu về trình độ chuyên môn.

Ngoài ra, văn phòng công chứng cần phải có địa điểm hoạt động hợp pháp và đầy đủ cơ sở vật chất để phục vụ công tác công chứng. Về hồ sơ, người sáng lập phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như: đơn đề nghị thành lập, bản sao chứng chỉ hành nghề công chứng, giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm, và các giấy tờ cá nhân liên quan khác. Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, người sáng lập cần nộp cho Sở Tư pháp để được xem xét và cấp Giấy phép hoạt động. Thủ tục thành lập còn bao gồm việc thông báo công khai thông tin văn phòng công chứng, đăng ký chữ ký số và thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nhà nước. Các quy định này nhằm đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra đúng quy trình và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

Văn phòng công chứng là gì?

1. Chức năng của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, hoạt động theo hình thức công ty hợp danh. Văn phòng này có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau:

• Chứng nhận tính hợp pháp và xác thực của các hợp đồng, giao dịch dân sự.

• Chứng nhận tính hợp lệ và chính xác của bản dịch các tài liệu, giấy tờ (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại) theo yêu cầu của cá nhân hoặc tổ chức.

Văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng, có con dấu riêng, tài khoản ngân hàng độc lập và tài chính hoàn toàn tự chủ. Các văn phòng công chứng do công chứng viên sáng lập thường được gọi là văn phòng công chứng tư nhân.

2. Văn phòng công chứng có dịch thuật không?

Như đã đề cập ở trên, chức năng chính của văn phòng công chứng là xác nhận tính hợp pháp và chính xác của các tài liệu, hợp đồng. Tuy nhiên, nếu văn phòng công chứng muốn cung cấp thêm dịch vụ dịch thuật công chứng, thì cần phải đáp ứng một số điều kiện như sau:

• Dịch vụ dịch thuật, bao gồm việc dịch các văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại, phải do cộng tác viên có chuyên môn thực hiện.

• Cộng tác viên dịch thuật phải có bằng đại học ngoại ngữ hoặc đại học ngành khác nhưng phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

• Cộng tác viên dịch thuật phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch trước văn phòng công chứng.

Quy trình và thủ tục mở văn phòng công chứng

Quá trình thành lập và xin giấy phép hoạt động cho văn phòng công chứng tư nhân gồm 2 bước chính:

Bước 1: Thực hiện thủ tục thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh.
Bước 2: Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh.

1. Thủ tục và hồ sơ thành lập văn phòng công chứng tại UBND cấp tỉnh

Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng công chứng tư nhân bao gồm:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.

• Đề án thành lập văn phòng công chứng (*).

• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng.

Ghi chú:
(*) Đề án cần trình bày rõ sự cần thiết thành lập, tổ chức dự kiến, địa chỉ trụ sở, tên gọi văn phòng công chứng, điều kiện vật chất, trang thiết bị, và kế hoạch triển khai.

Sau khi hoàn tất hồ sơ, công chứng viên nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của UBND cấp tỉnh nơi mở văn phòng. Trong vòng 20 ngày từ ngày nhận hồ sơ, UBND cấp tỉnh sẽ ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Nếu từ chối, UBND sẽ thông báo lý do bằng văn bản.

2. Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh

Đây là thủ tục xin cấp giấy phép con cho ngành nghề có điều kiện. Cụ thể như sau:

• Trong vòng 90 ngày kể từ khi UBND cấp tỉnh cấp giấy phép thành lập, công chứng viên phải đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp tỉnh.

• Trong vòng 10 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy phép hoạt động. Nếu từ chối, Sở Tư pháp sẽ thông báo lý do bằng văn bản.

Văn phòng công chứng chính thức hoạt động từ ngày nhận giấy phép.

Trong vòng 30 ngày kể từ khi được cấp giấy phép hoạt động, văn phòng công chứng phải đăng thông tin về văn phòng trên 3 số báo liên tiếp. Thông tin bao gồm:

• Tên gọi, địa chỉ trụ sở văn phòng.

• Họ tên và số quyết định bổ nhiệm công chứng viên.

• Số, ngày, tháng cấp giấy phép hoạt động, nơi đăng ký hoạt động.

Hồ sơ xin giấy phép hoạt động bao gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng (*).

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với địa chỉ trụ sở văn phòng.

• Hồ sơ đăng ký hành nghề của công chứng viên hợp danh và công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động tại văn phòng.

Ghi chú:
(*) Đơn đăng ký hoạt động phải đầy đủ các thông tin về tên gọi, địa chỉ văn phòng, trưởng văn phòng, danh sách công chứng viên hợp danh, và công chứng viên làm việc theo hợp đồng.

Nếu văn phòng công chứng cung cấp thêm dịch vụ dịch thuật công chứng, có thể liên kết với các văn phòng dịch thuật hoặc cộng tác viên dịch thuật có trình độ chuyên môn theo quy định.

Điều kiện mở văn phòng công chứng

Trước khi thành lập văn phòng công chứng, công chứng viên cần nắm rõ các điều kiện pháp lý sau đây:

1. Điều kiện về loại hình công ty, doanh nghiệp

Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng phải hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, với các yêu cầu sau:

• Văn phòng công chứng phải có ít nhất 2 công chứng viên là thành viên hợp danh.

• Không có thành viên góp vốn trong văn phòng công chứng.

• Lưu ý: Trước ngày 01/01/2015, văn phòng công chứng có thể hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2015, Luật Công chứng 2014 chỉ cho phép tổ chức và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.

2. Điều kiện về thành viên sáng lập văn phòng công chứng

• Chỉ công chứng viên mới có quyền thành lập văn phòng công chứng tư nhân.

• Công chứng viên hợp danh sẽ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các khoản nợ và nghĩa vụ khác của văn phòng công chứng.

• Điều kiện đối với công chứng viên sáng lập:

  • Là công dân Việt Nam, có hộ khẩu thường trú trong nước.

  • Có phẩm chất đạo đức tốt, lý lịch trong sạch và tuân thủ pháp luật.

  • Tốt nghiệp bằng cử nhân luật.

  • Có ít nhất 5 năm làm việc trong lĩnh vực pháp luật sau khi có bằng cử nhân luật.

  • Hoàn thành khóa đào tạo nghề công chứng hoặc bồi dưỡng nghề công chứng.

  • Đã có kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng đạt yêu cầu.

  • Có đủ sức khỏe để hành nghề.

3. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

• Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng phải:

  • Là thành viên hợp danh của công ty (công chứng viên hợp danh).

  • Đảm nhiệm vị trí trưởng văn phòng.

  • Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

4. Điều kiện về tên gọi văn phòng công chứng

• Tên văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng" và họ tên của trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác.

• Tên văn phòng công chứng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của văn phòng công chứng khác hoặc tổ chức hành nghề công chứng đã đăng ký.

• Tên văn phòng công chứng phải phù hợp với đạo đức, thuần phong mỹ tục, và truyền thống lịch sử của dân tộc Việt Nam.

Ví dụ: Nếu trưởng văn phòng công chứng là bà Mai Thị Phương, tên văn phòng có thể là “Văn phòng công chứng Mai Phương”.

5. Điều kiện về trụ sở văn phòng công chứng

Trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Có địa chỉ cụ thể, rõ ràng (tên đường, số nhà, ngõ, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).

• Đảm bảo diện tích đủ tiêu chuẩn làm việc cho công chứng viên và người lao động theo quy định về tiêu chuẩn sử dụng trụ sở.

• Có nơi tiếp khách (người đến yêu cầu công chứng).

• Có nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

• Công chứng viên sáng lập văn phòng phải có các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với trụ sở văn phòng (hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v.).

6. Điều kiện về con dấu và tài khoản ngân hàng

• Văn phòng công chứng phải có con dấu và tài khoản ngân hàng riêng.

• Hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính từ phí công chứng, thù lao dịch vụ công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

• Văn phòng công chứng có thể khắc và sử dụng con dấu riêng sau khi được cấp giấy phép thành lập. Lưu ý, con dấu không được có hình quốc huy.

Những điều kiện trên là cơ sở để công chứng viên có thể mở và hoạt động một văn phòng công chứng tư nhân hợp pháp, đúng quy định của pháp luật.

Văn phòng công chứng có phải là công ty hợp danh không?

Theo quy định của Luật Công chứng 2014, mặc dù văn phòng công chứng được thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, nhưng thực tế, văn phòng công chứng không phải là công ty hợp danh. Dưới đây là sự khác biệt rõ ràng giữa công ty hợp danh và văn phòng công chứng:

So sánh giữa Công ty hợp danh và Văn phòng công chứng

1. Thành viên sáng lập: Cả công ty hợp danh và văn phòng công chứng đều yêu cầu có ít nhất 2 thành viên hợp danh. Tuy nhiên, ở văn phòng công chứng, các thành viên này phải là công chứng viên, trong khi ở công ty hợp danh có thể là bất kỳ cá nhân nào.

2. Thành viên góp vốn: Đây là điểm khác biệt lớn nhất. Công ty hợp danh có thể có thành viên góp vốn, và số lượng thành viên góp vốn là không giới hạn. Tuy nhiên, văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

3. Người đại diện: Trong công ty hợp danh, người đại diện theo pháp luật có thể là giám đốc, tổng giám đốc hoặc chủ tịch hội đồng thành viên. Trong khi đó, văn phòng công chứng yêu cầu người đại diện là công chứng viên hợp danh và cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

Vì vậy, mặc dù về cơ cấu tổ chức và hoạt động có nhiều điểm tương đồng, văn phòng công chứng không phải là công ty hợp danh. Văn phòng công chứng hoạt động độc lập với các quy định riêng biệt liên quan đến nghề công chứng, nhất là về việc không có thành viên góp vốn và yêu cầu công chứng viên hợp danh làm người đại diện.

Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục mở văn phòng công chứng

1. Chức năng của văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng có chức năng chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự. Đồng thời, văn phòng công chứng cũng có nhiệm vụ chứng nhận tính chính xác và hợp pháp các bản dịch giấy tờ, văn bản (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại) theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

2. Thành lập văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân được không?

Không. Theo Luật Công chứng 2014, từ ngày 01/01/2015, văn phòng công chứng phải được thành lập và hoạt động theo mô hình công ty hợp danh, không được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp tư nhân.

3. Có được dùng tên địa danh để đặt tên cho văn phòng công chứng không?

Không. Theo quy định, tên của văn phòng công chứng phải được tạo thành từ hai yếu tố: cụm từ "Văn phòng công chứng" và họ tên của trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác của văn phòng công chứng.
Ví dụ: Nếu trưởng văn phòng công chứng là bà Mai Thị Phương, thì tên của văn phòng công chứng có thể là “Văn phòng công chứng Mai Phương”.

4. Thành lập văn phòng công chứng có cần bằng cấp, chứng chỉ hành nghề không?

Có. Người thành lập văn phòng công chứng phải đáp ứng các yêu cầu về bằng cấp và chứng chỉ hành nghề như sau:

• Bằng cử nhân luật.

• Ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực pháp luật tại các cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật.

• Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.

• Trưởng văn phòng công chứng còn phải có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng.

5. Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm những gì?

Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng tư nhân bao gồm:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.

• Đề án thành lập văn phòng công chứng.

• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập văn phòng công chứng.

Kết luận về điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập mở văn phòng công chứng 2025 cho thấy quá trình này đòi hỏi các công chứng viên phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn về bằng cấp, kinh nghiệm, và các quy định liên quan đến trụ sở, tên gọi văn phòng. Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập cần đầy đủ các tài liệu như đơn đề nghị, đề án thành lập và quyết định bổ nhiệm công chứng viên. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, các công chứng viên cần chú ý đến thủ tục thành lập và các quy định về con dấu, tài khoản ngân hàng.

Nếu bạn đang tìm hiểu thêm về học kế toán cho người chưa biết gì hoặc dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt, hãy tham khảo các gói dịch vụ phù hợp để quản lý tài chính hiệu quả cho văn phòng công chứng của mình.

Về thủ tục chứng thực chữ ký, bạn có thể thực hiện tại các văn phòng công chứng với mức lệ phí 2025 được quy định rõ ràng theo từng loại hình dịch vụ.

Các bài viết liên quan