Phần lớn, lý do quan trọng khiến nhiều cá nhân lựa chọn thành lập doanh nghiệp thay vì hộ kinh doanh cá thể là bởi doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), trong khi hộ kinh doanh thì không. Hiện nay, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn GTGT theo hai hình thức chính: hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về điều kiện áp dụng, cách sử dụng cũng như lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp, hãy cùng tìm hiểu các nội dung dưới đây.
Trước hết, hóa đơn là chứng từ do bên bán lập nhằm ghi nhận thông tin về việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật. Một hóa đơn được coi là hợp pháp khi đảm bảo đầy đủ nội dung và hình thức theo quy định. Riêng hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dùng cho các tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn đặt in
Hóa đơn đặt in là loại hóa đơn do doanh nghiệp thuê đơn vị in đủ điều kiện để in theo mẫu phục vụ hoạt động kinh doanh, hoặc do cơ quan thuế phát hành để cấp cho tổ chức, cá nhân. Thông thường, doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xin đủ điều kiện sử dụng hóa đơn đặt in, sau đó mới tiến hành in, thay vì mua trực tiếp từ cơ quan thuế.
Hóa đơn đặt in hiện có hai dạng phổ biến: một là dạng quyển để viết tay; hai là dạng giấy in liên tục, có thể viết tay hoặc sử dụng máy in kim, thường áp dụng khi cần xuất số lượng lớn.
Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, xử lý và lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã có mã số thuế, tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Cần lưu ý, đối với hóa đơn đặt in, sau khi in xong doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành và chỉ được sử dụng sau khi được cơ quan thuế chấp nhận (thường sau 2–3 ngày). Nếu chưa thông báo hoặc chưa được chấp thuận mà vẫn sử dụng thì hóa đơn đó sẽ bị coi là không hợp pháp và phải thu hồi.
Trong bối cảnh hiện nay, cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử do mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Khách hàng có thể nhận hóa đơn nhanh chóng qua internet, không lo thất lạc. Đồng thời, việc quản lý, tra cứu và bảo mật dữ liệu cũng hiệu quả hơn.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính thuế. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký và thông báo qua hệ thống điện tử, thay vì phải chuẩn bị hồ sơ giấy phức tạp như khi sử dụng hóa đơn đặt in. Cơ quan thuế và hải quan cũng dễ dàng quản lý, đối chiếu dữ liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra hoặc hoàn thuế.
Vậy doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời cả hai loại hóa đơn này không? Câu trả lời là có. Doanh nghiệp hoàn toàn được phép sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, tuy nhiên vẫn phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho từng loại theo quy định.
Hóa Đơn Điện Tử Và Hóa Đơn Đặt In, Loại Nào Tốt Hơn? Có thể thấy rằng, mỗi loại hóa đơn đều có ưu điểm riêng, tuy nhiên trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu nhờ sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quản lý cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn loại hóa đơn phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu và định hướng phát triển của từng đơn vị. Để hiểu rõ hơn và áp dụng đúng quy định, bạn có thể tham khảo khóa học kế toán cho người chưa biết gì nhằm nắm vững kiến thức nền tảng, đồng thời sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói của Kế Toán Minh Việt để được hỗ trợ chuyên nghiệp, hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên theo dõi và Cập nhật Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất hiện nay để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
