KẾ TOÁN MINH VIỆT - Dịch Vụ Kế Toán - Đào Tạo Kế Toán



Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên

Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên và cách xuất hóa đơn đối với hàng biếu tặng năm 2024 như thế nào

Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên có thể được thực hiện theo một số trường hợp khác nhau. Trong trường hợp nhận hàng biếu tặng ngay cho nhân viên mà không qua kho, doanh nghiệp cần nợ vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp và nợ thuế GTGT nếu có (tài khoản 133), trong khi đồng thời ghi nợ vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (tài khoản 111, 112, 331).

cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên

Ngoài hướng dẫn cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên thì Kế Toán Minh Việt còn hướng dẫn các bước để viết hóa đơn, xử lý chi phí được trừ đối với hóa đơn hàng biếu tặng và giải đáp các câu hỏi thắc mắc thường gặp liên quan tới tình huống này

Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên

Hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên là một quá trình quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là cách hạch toán trong ba trường hợp khác nhau:

Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nếu có, nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ty ABC mua trực tiếp quà lưu niệm với giá trị là 20.000.000đ (chưa VAT) và 2.000.000đ VAT đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Hạch toán như sau:

Nợ TK 642: 20.000.000đ

Nếu có, nợ TK 133: 2.000.000đ

Có TK 112: 22.000.000đ

Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên:

Nợ các tài khoản 152, 153, 156, 211 - NVL, CCDC, HH, TSCĐ

Nếu có, nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý DN

Có TK 152, 153, 156, 211 - NVL, CCDC, HH, TSCĐ

Có TK 33311 - Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ: Công ty DEF nhập kho 1 lô bánh trung thu với giá trị là 30.000.000đ (chưa VAT), 3.000.000đ VAT chưa thanh toán. Hạch toán như sau:

Khi mua hàng về:

Nợ TK 156: 30.000.000đ

Nếu có, nợ TK 1331: 3.000.000đ

Có TK 331: 33.000.000đ

Khi xuất cho biếu tặng:

Nợ TK 642: 33.000.000đ

Có TK 156: 30.000.000đ

Có TK 3331: 3.000.000đ

Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng & phúc lợi

Có TK 5111 - Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 153, 155, 156 - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa

Ví dụ: Doanh nghiệp biếu tặng nhân viên từ quỹ khen thưởng & phúc lợi với giá trị được hạch toán như trên.

Hàng cho biếu tặng có phải xuất hóa đơn không

Căn cứ vào quy định pháp lý của Thông tư 26/2015/TT-BTC, có thể thấy rõ trách nhiệm của người bán khi có các giao dịch liên quan đến hàng biếu tặng. Theo Khoản 7, Điều 3 của Thông tư, "Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động...". Điều này nghĩa là người bán phải xuất hóa đơn cho các giao dịch biếu tặng hàng hoá và dịch vụ.

Thêm vào đó, theo Khoản 9 Điều 3 của cùng Thông tư, "Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng". Điều này một lần nữa khẳng định rằng khi có các giao dịch biếu tặng, việc lập hóa đơn là bắt buộc, và hóa đơn này phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung và thuế GTGT như trong trường hợp bán hàng cho khách hàng thông thường.

Vì vậy, theo quy định này, hàng hóa và dịch vụ cho biếu tặng nhân viên đều phải được xuất hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Khi xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng không thu tiền, cần tuân thủ các quy định sau:

Thông tin người mua: Phần này nên ghi rõ tên của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin về đơn vị mua hàng.

Hình thức thanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không được thu tiền, nên trường "TM/CK" (thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) sẽ không được hiển thị. Điều này thể hiện rõ ràng việc không có giao dịch tài chính liên quan đến việc thu tiền từ người nhận quà.

Nội dung "Tên hàng hóa dịch vụ": Để phản ánh đúng tính chất của giao dịch, cần thêm dòng chữ "Hàng tặng không thu tiền" trong phần mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này giúp nhấn mạnh rằng đây là một giao dịch biếu tặng không liên quan đến việc thu tiền.

Đơn giá: Phần này thường ghi giá của hàng hóa hoặc dịch vụ tại thời điểm phát sinh giao dịch. Đối với hàng biếu tặng, giá trị này có thể được xác định dựa trên giá trị thị trường hoặc giá gốc của sản phẩm.

Thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán: Các phần này vẫn được ghi nhận như trong hóa đơn thông thường, nhưng giá trị trong các trường này thường là 0 đồng do không có thu tiền từ người nhận hàng.

Chi phí quà tăng cho nhân viên như thế nào để được đưa vào chi phí được trừ

Theo quy định của Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí quà tặng cho nhân viên vào chi phí được trừ khi thực hiện làm báo cáo tài chính cuối năm nếu đáp ứng các điều kiện sau đây:

Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên:

+ Hợp đồng mua bán (nếu có).

+ Hóa đơn mua quà tặng.

+ Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi).

+ Hóa đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất).

+ Danh sách nhân viên nhận quà và chứng nhận ký xác nhận.

+ Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên.

Các văn bản quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên.

Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu:

Chứng từ và hồ sơ tương tự như cho quà tặng tết nguyên đán.

Lưu ý rằng, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, chi phí có tính chất phúc lợi không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Tổng chi phí quà tặng cho từng cá nhân: 2.000.000 đồng.

Tổng thu nhập trong năm của cá nhân: 100.000.000 đồng/năm.

Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm: 12 tháng.

Mức lương bình quân 1 tháng: 8.333.333 đồng/tháng.

Chi phí quà tặng nhỏ hơn mức lương bình quân, nên được tính vào chi phí được trừ.

Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên:

Điều kiện ghi nhận giống như 2 trường hợp trước.

Đối với mua hàng hóa dưới 200.000 đồng/người, có thể lập hóa đơn tổng hợp.

Các câu hỏi thường gặp về hàng cho biếu tặng nhân viên

Doanh nghiệp đã lập hóa đơn bán hàng cho hàng biếu tặng nhân viên, vậy công ty có được sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?

Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thì có thể sử dụng hóa đơn để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Ngược lại, nếu không chịu thuế GTGT, thì không được khấu trừ.

Các khoản chi du lịch nghỉ mát hàng năm, tiệc tất niên, khám sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên… công ty có cần lập hóa đơn đầu ra không?

Không cần lập hóa đơn đầu ra, các khoản chi này được ghi nhận trực tiếp vào chi phí của doanh nghiệp thông qua hóa đơn đầu vào và chứng từ thanh toán.

Trước đây công ty đã tặng quà cho nhân viên nhưng chưa lập hóa đơn thì xử lý như thế nào?

Công ty cần tiến hành lập hóa đơn bổ sung theo quy định (Công văn 9648/CT-TTHT ngày 26/10/2015 của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh).

Quà cho biếu tặng nhân viên có bị khống chế mức chi phí không?

Các khoản chi quà biếu tặng nhân viên không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế của cá nhân đó tại doanh nghiệp để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Có phải ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với quà cho biếu tặng nhân viên hay không?

Không cần ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho biếu tặng nhân viên theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 về thuế TNDN.

Trên là bài viết cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên và hướng dẫn cách viết hóa đơn, xử lý tình huống để được đưa vào chi phí được trừ.

 

 

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

Gọi điện
tel
Messenger
Messenger
Chat Zalo
Chat Zalo

kế toán minh việt


thuong hiệu việt

thương hiệu tin dùng minh việt