KẾ TOÁN MINH VIỆT - Dịch Vụ Kế Toán - Đào Tạo Kế Toán

Chức năng trong Excel là gì?

Cấu trúc bảng của Microsoft Excel là một cách tuyệt vời để tổ chức. Nhưng chương trình không chỉ là một loạt các hàng và cột mà bạn có thể nhập dữ liệu vào đó.

Excel thực sự trở nên mạnh mẽ khi bạn bắt đầu sử dụng chức năng, là các công thức toán học giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng thực hiện các phép tính khó thực hiện bằng tay.

Chức năng có thể làm nhiều việc để tăng tốc độ tính toán của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các hàm để lấy tổng của một hàng hoặc một cột dữ liệu; tìm mức trung bình của một chuỗi số; xuất ngày hiện tại; tìm số đơn hàng được đặt bởi một khách hàng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định; tra cứu địa chỉ email của khách hàng dựa trên tên của họ; và nhiều hơn nữa. Đó là tất cả tự động - không yêu cầu nhập thủ công.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các chức năng để xem chúng hoạt động như thế nào.

Cấu trúc của hàm

Hãy nghĩ về một chức năng như một công thức: bạn đặt cùng một loạt các thành phần, và công thức phun ra một cái gì đó hoàn toàn mới và khác biệt (và, trong hầu hết các trường hợp, hữu ích hơn, hay ngon hơn thứ bạn đặt vào). Giống như công thức nấu ăn, các chức năng có ba phần quan trọng mà bạn nên theo dõi:

Đầu tiên, có Tên chức năng. Điều này giống như tên công thức mà bạn sẽ thấy ở đầu một trong các trang trong sách dạy nấu ăn của bạn. Nó là một định danh duy nhất cho Excel biết những gì chúng tôi đang cố gắng nấu ăn.

Tiếp theo, có lập luận. Lập luận cũng giống như các thành phần của một công thức. Chúng là những phần mà bạn đặt vào đó cuối cùng sẽ kết hợp để làm cho cái gì đó lớn hơn.

Cuối cùng, có đầu ra. Đầu ra của một hàm giống như đầu ra của một công thức - đó là sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng để được trình bày cho người dùng (hoặc, trong trường hợp của một công thức, ăn).

Viết một hàm trong Excel

Khi chúng ta nhập các hàm vào Excel, chúng ta sử dụng một ký tự đặc biệt để cho chương trình biết rằng những gì chúng ta đang nhập là một hàm và không phải là một khối văn bản bình thường: dấu bằng (=). Bất cứ khi nào Excel thấy= đăng nhập vào đầu của đầu vào cho một ô, nó nhận ra rằng chúng ta sắp cho nó một hàm.

Cấu trúc cơ bản của một hàm như sau:

=TÊN CHỨC NĂNG(đối số_1, đối số_2, đối số_3...)

Đầu ra:Đầu ra

Sau = ký tên, chúng tôi viết tên của chức năng để cho Excel biết công thức nào chúng ta muốn sử dụng. Sau đó, chúng tôi sử dụng dấu ngoặc đơn mở (() để nói với chương trình rằng chúng tôi sắp cung cấp cho nó một danh sách các đối số.

Sau đó chúng tôi liệt kê lập luậnvới hàm, từng cái một, phân cách bằng dấu phẩy, để cho Excel biết thành phần nào chúng ta đang sử dụng. Lưu ý rằng giống như công thức nấu ăn, mỗi chức năng có số lượng đối số cụ thể mà nó cần để nhận. Một số chỉ lấy một đối số; những người khác mất hai hoặc nhiều hơn.

Để hoàn thành việc viết một hàm, hãy kết thúc danh sách các đối số bằng dấu ngoặc đơn đóng ()) để nói với Excel rằng bạn đã hoàn thành việc viết danh sách các thành phần. Sau đó nhấn Enterphím để hoàn thành mục nhập của bạn. Bạn sẽ thấy điều đó thay vì hiển thị văn bản bạn đã nhập, Excel sẽ hiển thịđầu ra của hàm đã hoàn thành của bạn.

Một ví dụ thực tế

Hãy xem xét một ví dụ thực tế bằng cách sử dụng SUMchức năng. Đây là một trong những công thức nấu ăn được sử dụng nhiều nhất của Excel - nó lấy bất kỳ số lượng đối số nào (tất cả đều là số), và rút ra tổng số các đối số đó. Công thức choSUM là như sau:

=SUM(số 1, số 2...)

Tóm lại: tên của hàm là SUM. Các đối số làsố 1, số 2và nhiều số bổ sung như bạn muốn đưa vào (chức năng cụ thể này có số lượng đối số không giới hạn, giống như công thức nấu ăn ngày càng tốt hơn khi bạn ném thêm nguyên liệu). Khi bạn viết xong chức năng và nhấn Enter, Excel sẽ hiển thị cho bạnđầu ra.

Hãy thử nhập nội dung sau vào ô trên bảng tính trống:

=SUM(3, 7)

Đầu ra:10

Kết quả đầu ra Excel 10, vì SUM của 3 và 7 Là 10.

Dưới đây là một ví dụ khác với nhiều đối số hơn:

=SUM(1, 2, 3, 4, 5)

Đầu ra:15

Ở đây, kết quả đầu ra Excel 15, các SUM của 1, 2, 3, 4và 5.

Đối số vô hạn và đối số tùy chọn

Trong suốt các trang này, chúng tôi sẽ sử dụng một vài loại ký hiệu khác nhau để biểu thị các trường hợp đặc biệt trong các hàm:

Đầu tiên, một số chức năng, như SUMở trên, có số lượng lý thuyết vô hạn. Ví dụ, bạn có thể lấySUMcủa một số vô hạn các chữ số. Trong trường hợp như thế này, chúng tôi sử dụng ba dấu chấm (...) để biểu thị số lượng đối số bổ sung vô hạn, như sau:

=TÊN CHỨC NĂNG(đối số_1, đối số_2, đối số_3...)

Nếu hàm có số lượng đối số hữu hạn, bạn sẽ không thấy ... cuối cùng, như thế này:

=TÊN CHỨC NĂNG(đối số_1, đối số_2)

Cuối cùng, một số đối số cho các hàm là tùy chọn, giống như một số thành phần của một công thức có thể là tùy chọn. Nếu một hoặc nhiều đối số của một hàm là tùy chọn, chúng tôi sẽ theo dõi chúng bằng một(không bắt buộc) người chỉ định như vậy:

=TÊN CHỨC NĂNG(đối số_1, đối số_2 (tùy chọn))

Trong hầu hết các hướng dẫn chức năng của chúng tôi, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao một số tùy chọn và cách bạn có thể sử dụng nó.

Đó là nó! Bây giờ bạn biết những gì mộtchức nănglà, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về một số chức năng logic của Excel để có được công cụ mạnh mẽ nhất của Excel.

Chúc bạn thành công !